Å dele en kalender er veldig nyttig for alltid å holde deg informert om avtaler i husstanden din. Likevel bruker mange ennå ikke en felles agenda, mens det ikke er så vanskelig å lage en. I denne artikkelen forklarer vi hvordan det fungerer.
Vi hjelper deg med å lage en digital kalender for hele familien, og prøver å ta hensyn til alle situasjoner: fra familier der alle har en smarttelefon, til familier der ingen har den og alt i mellom.
01 Velg plattform
Mennesker er forskjellige, og alle har sine egne preferanser. Den ene er en stor fan av Microsofts tjenester, mens en annen sverger til Apples. Hvis du vil dele en kalender med familien din, er det viktig at du velger en plattform som passer best mulig inn i familien. Som du vil lese senere i denne artikkelen, kan forskjellige plattformer kommunisere godt med hverandre, men i hemmelighet er det mest praktisk når alle bruker den samme tjenesten. For å illustrere: når alle i familien har en iPhone, er det mer fornuftig å bruke Apples kalender enn Googles.
I denne artikkelen velger vi Google fordi selskapet har den største brukerbasen med mer enn en milliard aktive brukere per måned. Imidlertid er de fleste trinnene vi utfører også mulig med for eksempel Apples kalender, bare visse alternativer har et annet navn.
02 Lag kalender
Når du oppretter en Google-konto (dette gjelder også en Apple ID), vil du automatisk motta en kalender / agenda. Dette er hovedkalenderen din, som ikke deles med noen som standard. Du kan umiddelbart legge til avtaler når du surfer her. Når du vil dele en kalender med noen, er det ikke alltid praktisk å gjøre det med hovedkalenderen. I en familie du vil for eksempel ha tannlegeavtaler, fotballtrening og så videre i den delte agendaen, og du vil kanskje ikke ha det i samme agenda som for eksempel arbeidsavtalene dine.
Hvis du bruker mer enn en kalender, kan du enkelt filtrere, mer om dette i trinn 5. For å lage en kalender i Google Kalender, klikk på pluss-tegnet øverst til høyre for overskriften Kalenderne mine i venstre rute og velg Ny agenda. Nå må du ta den viktige avgjørelsen: lager du en agenda for hvert familiemedlem? Eller lag en agenda for familien som helhet. Fordelen med det første alternativet er at familiemedlemmene ikke blir konfrontert med hverandres avtaler, mens foreldrene har total oversikt. Ulempen er at med hver avtale må du sørge for at du setter den i riktig agenda. I dette kurset går vi for det første alternativet. Gi kalenderen et navn, en beskrivelse, velg en tidssone, og klikk deretter Lag kalender.
Oppgaver
I denne artikkelen diskuterer vi hovedsakelig ekte kalenderapper og plattformer, for eksempel Google Kalender og Apple Kalender. Dette er alle ganske omfattende plattformer med mange muligheter. Imidlertid trenger ikke alle disse alternativene. I noen tilfeller kan det også være tilstrekkelig å bruke en gjøremål-app. I en slik app legger du til en oppgave med en frist (som du i mange tilfeller også kan tildele en person). En slik app kan være ekstra nyttig hvis du leter etter en kombinasjon mellom en kalender og en måte å planlegge husarbeid for innbyggerne i huset. Apper som vi liker å bruke til dette er Wunderlist eller Todoist. Begge appene finnes i Chrome Web Store, Google Play Store og Apple App Store.
03 Del kalender
Når du har opprettet en agenda, vil du naturligvis dele den med personen / personene som er involvert. Dette er hvor trinn 1 er relevant, ettersom det er enklest å dele en Google-kalender med noen som også bruker Google-tjenester, en Apple-kalender med noen som har en Apple-ID, og så videre. I neste trinn viser vi deg hvordan du fikser det når forskjellige plattformer brukes i en husholdning. I dette trinnet antar vi at de andre familiemedlemmene, som deg, bruker Google Kalender. For å gi andre tilgang til kalenderen (e) du nettopp opprettet, klikk på de tre punktene ved siden av navnet på kalenderen du vil dele, og klikk deretter Innstillinger og deling. Du kan nå angi om du vil gjøre denne agendaen offentlig (under overskriften Tilgangsrettigheter), men det slår oss som en ekstremt dårlig idé for en familiedagbok. Det er mer praktisk å bare dele agendaen med de involverte. Du gjør dette ved å oppgi e-postadressene til de aktuelle personene under overskriften Del med bestemte personer og angi deretter om disse personene bare har lov til å se eller gjøre endringer. Vær oppmerksom på at det ikke gir mening å oppgi en e-postadresse her som ikke er fra Gmail, eksterne adresser fungerer ikke og du vil ikke motta en invitasjons-e-post. Gmail-adresser du la til vil få det, og disse personene vil kunne se kalenderen umiddelbart.
04 Godta / slett kalender
Når du har angitt en Gmail-adresse når du deler, vil vedkommende motta en e-post med et varsel om at du har invitert ham eller henne til en delt kalender. Det som er både nyttig og litt tvilsomt, er at du ikke får valget om å avvise den delte kalenderen ... den blir automatisk lagt til under overskriften Kalenderne mine. I det usannsynlige tilfellet at noen har lagt deg til en kalender som du ikke vil være en del av, kan du klikke på nedpilen ved siden av den aktuelle kalenderen og deretter på Innstillinger og deling. Da kan du velge nederst Logg ut (hvis du bare vil avslutte abonnementet) eller - hvis du har disse rettighetene - fjerne hvis du ikke vil at den skal være tilgjengelig for noen. Dagsordenen vil da umiddelbart forsvinne fra oversikten.
05 Ulike plattformer
I forrige trinn indikerte vi at du bare kan skrive inn en Gmail-adresse når du deler kalenderen din. Men hva om noen andre i huset (for eksempel barnet ditt) bruker Apple-kalenderen på sin iPhone, ikke har sin egen Google-konto og også vil synkronisere avtalene. Det virker veldig komplisert nå, men heldigvis er det veldig enkelt. Logg på iOS-enheten du vil se kalenderen på, og naviger til Innstillinger / Kontoer og Passord / Ny konto. Velg deretter Google og logg inn med e-postadressen og passordet til din egen Google-konto. I dette tilfellet slår du bare på alternativene du kan aktivere Kalendere i. Når du nå åpner Kalender-appen på enheten, har du direkte tilgang til Gmail-kalenderen og avtaler (hvis de er plassert i riktig kalender) blir synkronisert.
Merk: siden e-post og kontakter også kan synkroniseres på denne måten (for eksempel på barnets iPhone), er det ikke praktisk å bruke hovedkontoen til dette. Det er sannsynligvis mer fornuftig å opprette en familiekonto på Google.
Alternativer
Mens de fleste bruker Google- og Apple-kalenderappen, er det også mange andre kalenderapper der ute, inkludert de som spesielt fokuserer på å lage samarbeidskalendere. Noen gode tips inkluderer Klenderen Fello, som begge er gratis å bruke. Du kan opprette en delt agenda på et øyeblikk, og du kan også dele oppgaver for felles omsorg eller se hvilke romkamerater som har gjort hvilke oppgaver i huset.
06 Planlegg en avtale
Nå som du har opprettet kalenderen og delt den med alle som skal ha tilgang til den, er det på tide å planlegge en avtale. Hvordan du gjør det er veldig viktig, for det er ikke slik at hver avtale du planlegger deles automatisk med alle kalendere. Åpne Google Kalender og klikk på dagen / tiden du vil planlegge en avtale. Navn avtalen, og klikk deretter Flere valg for å legge til eller redigere mer informasjon. Du kan for eksempel indikere at avtalen varer hele dagen, hvor den finner sted, du kan legge til et vedlegg og så videre. Men det viktigste i dette tilfellet er at du tilordner avtalen til riktig kalender. I vårt eksempel har vi laget en agenda for alle medlemmene av det sett (for bekvemmelighet referert til som far, mor, barn 1 og barn 2). Hvis du har delt agendaen til barn 2 med barn 2 og ikke agendaen til barn 1 (som er fornuftig, fordi barn 2 ikke har så mye å gjøre med barn 1s fotballtrening), vil barn 2 bare se avtalene du har tilordne barn 2s kalender.
Eksport
I denne artikkelen, når vi snakker om å dele en kalender, gjør vi det på en måte at avtalene blir synkronisert. Med andre ord, uansett hvor du legger til eller endrer hendelsen, vil disse endringene være synlige på alle enheter og kontoer som kalenderen deles med. En annen måte å dele er å eksportere alle avtaler. Dette er ikke veldig interaktivt: du eksporterer ganske enkelt en liste over avtaler som du kan importere i et annet program. Dette kan være spesielt nyttig når du for eksempel lager en veikart for en langsiktig begivenhet eller en reiseplan for ferien. Disse typer avtaler trenger vanligvis ikke lenger å justeres når de er inngått. Du kan eksportere en kalender i Google Kalender ved å klikke nedoverpilen ved siden av den aktuelle kalenderen og deretter klikke Innstillinger og deling. Velg nå under overskriften Kalenderinnstillinger foran Eksporter kalender.
07 Stille inn standardkalenderen
Det vi forklarer i trinn 6 er i seg selv ganske logisk: legg avtalen til riktig agenda. Dessverre går dette ofte galt i praksis. Det er viktig å gjøre noe med dette, for hvis dette går galt tre eller fire ganger, får brukerne raskt følelsen: "Dette fungerer ikke på en meter" og det er synd. Fordi et godt dagboksystem fungerer fantastisk. Av en bisarr grunn er det dessverre ikke mulig å angi en standardkalender med Google Kalender (i nettleseren din).
Hvis du bruker en iOS-enhet, kan du enkelt omgå den ved å bruke trikset fra trinn 5. Bare koble Google Kalenderen din til Apple-ID-en din, og du kan enkelt angi hvilken kalender du vil legge til avtalene dine som standard i Kalenderinnstillinger. Selvfølgelig kan du fortsatt justere det per sak, men hvis du for eksempel har en familiekonto, vil alt automatisk gå bra fra det øyeblikket. I Android er det dessverre ikke mulig å sette denne standardkalenderen med standardappen.
08 Filtrer kalendere
I begynnelsen av denne artikkelen antydet vi at det ikke er praktisk å bruke hovedkalenderen din til å planlegge alle slags familiensaker (med mindre du selvfølgelig ikke gjør noe med den kalenderen). Enten du har laget en agenda for hvert familiemedlem som oss, eller en agenda for familien som helhet ... agendaen din vil fylles opp med avtaler ganske raskt. Dette kan bli veldig uklart, spesielt når avtaler overlapper hverandre. Normalt er overlapping en dårlig ting, men hvis for eksempel din kone går på fotballtrening med barna, mens du har en viktig frist, så er overlappingen ikke noe problem i det hele tatt. Ulike mennesker, forskjellige avtaler. Men det er hyggelig hvis du kan slå av visningen av kalenderen en stund. På denne måten vil du ikke bli distrahert av andre avtaler, mens du fortsatt vil motta et varsel. Dette kan gjøres veldig enkelt ved å klikke på den fargede firkanten foran kalenderne du ikke vil vise i Google Kalender nederst til venstre. Hvis boksen ikke er fylt med en farge, vil ikke avtaler i kalenderen vises i hovedvisningen. På denne måten kan du enkelt lage en oversikt, og også se veldig spesifikke avtaler per person hvis du har gitt alle sin egen agenda.
09 Ingen smarttelefon?
Deling av en kalender er derfor veldig enkelt når alle i huset har en smarttelefon. Men hva om det ikke er tilfelle? Du kan selvfølgelig velge å kjøpe et (billig) nettbrett som er standard på salongbordet eller henger på veggen og som alle kan se sine avtaler på. I praksis fungerer dette imidlertid ikke optimalt, fordi du selvfølgelig ikke vil motta varsler, og du må virkelig trene familiemedlemmene til å sjekke kalenderen regelmessig. Hvis du ønsker å lage en kalender for barna dine, men som ennå ikke har smarttelefon, kan du enkelt kombinere digital og analog.
Lag en familiedagbok eller en dagbok for hvert barn, som vi forklarte i trinn 1. Som foreldre legger du deretter til avtaler for den kommende måneden i riktig kalender. Anta at du vil lage en oversikt for barn 1. Lag det under Kalenderne mine kun Barn 1 er aktivert og velg Måned øverst til høyre. Klikk deretter på tannhjulikonet og på Skrive ut i menyen som utvides. Det skrives nå ut en kalender med avtalene til den personen. Du kan legge til disse avtalene manuelt i tilfelle endringer. Heng dagboken på Barn 1s oppslagstavle eller dør, og alle vet hvor de står.
Fleksibilitet
Vi har tatt Google som hovedeksemplet i denne artikkelen, fordi det er en av de største plattformene i verden, men også fordi plattformen er super fleksibel. Uansett hvilken kalenderapp du laster ned til smarttelefonen din, kan nesten alle av dem synkronisere Google Kalender. Det betyr at du har friheten til å velge appen som fungerer best for deg, samtidig som du fortsatt kan fortsette å bruke Googles kalender. Det beste fra begge verdenene.
