Anta at du jobber med flere personer på det samme dokumentet, og at visse deler allerede er ferdig. Åpenbart vil du unngå at en overmålskollega ved et uhell pusler med de definitive delene av teksten. Heldigvis har Microsoft Word en funksjon for å beskytte et dokument på en slik måte at bare de angitte passasjer er tilgjengelige for andres justeringer.
Tips 01: Begrens redigering
Så du vil kaste et Word-dokument i gruppen der du vil at visse fragmenter skal være skrivebeskyttet, fordi det lett blir gjort en feil. Vi bruker her i Word 2016, men det fungerer på samme måte i Word 2013. Åpne Word-dokumentet du vil beskytte, og gå til fanen Å sjekke. I denne kategorien velger du til høyre i gruppen Å sikre funksjonen Begrens redigering. Dette vil føre til at en stolpe for denne funksjonen vises på høyre side av dokumentet. Merk av i avkrysningsruten her: Tillat bare endringer av denne typen i dokumentet. Sørg for at alternativet Ingen endringer (skrivebeskyttet) er valgt i menyen. Det er også et alternativ her Unntak, men vi kommer tilbake til det i tips 3.
Alt du ikke velger i Begrens redigering-funksjonen blir konvertert til skrivebeskyttet Tips 02: Tillat redigering
Deretter velger du delene som andre får lov til å redigere. Gjør dette forsiktig, fordi alt du ikke velger vil være skrivebeskyttet. Hvis du vil velge to eller flere deler som kan redigeres, gjør du det ved å holde nede Ctrl-tasten mens du klikker og drar. På den måten utvider du utvalget.
Tips 03: Unntak
Når du har valgt teksten, går du tilbake til vinduet Begrens redigering. Der krysser du av i avkrysningsruten Alle sammen i seksjonen Unntak. Dette lar alle som mottar dokumentet redigere innholdet du nettopp valgte. Når flere personer mottar dokumentet, men bare visse personer har lov til å redigere innholdet, klikker du på den blå teksten i vinduet Flere brukere. Et nytt vindu åpnes der du skriver inn brukernavnene, atskilt med semikolon. Denne metoden er primært ment for et bedriftsnettverk som krever tilgang til en nettverksbrukerkatalog, for eksempel må du skrive ned e-postadressen eller navnet som domenenavn. Uansett hvilket valg du tar, klikk deretter på knappen Ja, begynn å håndheve sikkerheten.
Tips 04: Start håndheving
Ved å klikke på knappen Ja, begynn å håndheve sikkerheten er du ikke der ennå. Et nytt vindu åpnes og advarer om at dokumentet ennå ikke er kryptert. Så ondsinnede brukere kan redigere filen og til og med fjerne passordet. Så skriv inn et passord og klikk OK. De som kjenner passordet, kan enkelt fjerne beskyttelsen og bare jobbe med dokumentet. Hvis du har valgt bestemte personer som kan redigere dokumentet, velger du Passord i stedet Bruker autentisering. Dokumentet er nå kryptert, og du kan sende det til resten av gruppen uten problemer.
Word markerer tekstdelene som skal endres, hvoretter mottakeren enkelt kan redigere dem Tips 05: De andre
Men hva ser den andre personen hvis du delvis har unntatt en tekst fra redigering? Word markerer teksten som skal redigeres. Til høyre, i baren Begrens redigering, leser mottakeren at dette dokumentet er beskyttet mot utilsiktet redigering. I tillegg vises to nye brede knapper der. Med den øverste knappen søker Word alltid etter neste tekstdel som kan redigeres. Den andre knappen angir alle redigerbare seksjoner. I alle fall er det lurt å velge det nederste alternativet: Merk delene jeg kan redigere la den være på.
Fjern sikkerhet
Hvis du vil fjerne beskyttelsen av et slikt dokument, må du vite passordet. Du kan til og med måtte vises i listen som den bekreftede eieren av dokumentet. Gå til fanen Å sjekke i gruppen Å sikre og klikk på Begrens redigering. I oppgaveruten klikker du Stopp beskyttelse og skriver inn riktig passord når du blir bedt om det.
