For store rapporter er det nyttig å legge til en innholdsfortegnelse i Word-dokumentet. Dette klargjør hva som kan leses i dokumentet og hvor det finnes. Å lage en innholdsfortegnelse manuelt er imidlertid en tidkrevende jobb. Heldigvis kan dette også gjøres automatisk i Word.
Formatering av tekst
Å lage en innholdsfortegnelse starter med formateringen av teksten. Oppsettet skyldes at du gir dokumentet overskrifter. Word har innebygde alternativer for dette, som du finner øverst til høyre ved siden av skriftboksen.
Du bør se på overskriftene som et slags hierarki. Du deler navnet på kapitlene dine under Overskrift 1, underoverskriftene dine under Overskrift 2 og eventuelle underoverskrifter under Overskrift 3. Tittelformatet endres til formatet på den valgte overskriftsstilen. På denne måten kan Word lese hvordan dokumentet er organisert.
Velg ønsket stil.
Legg til innholdsfortegnelse i Word
Nå som stilene er tildelt, kan det opprettes en innholdsfortegnelse. Følg disse trinnene for å lage en innholdsfortegnelse ved hjelp av overskriftene dine:
1. Gå til siden der du vil plassere innholdsfortegnelsen.
2. Klikk på toppen av Referanser og så videre Indeks øverst til venstre på skjermen.
3. Hvis den ønsket stil er allerede inkludert, kan du klikke på den og sette den inn direkte. Men hvis du vil gjøre noen flere justeringer, gå til Sett inn innholdsfortegnelse. Her kan du angi antall nivåer du vil sette inn, sidetall og andre alternativer.
4. Klikk deretter på OK for å legge ut innholdsfortegnelsen.
Tips: En innholdsfortegnelse er ikke bare klar. Når du klikker på sidenummeret, hopper dokumentet automatisk hit. Det er derfor også raskere å bla gjennom dokumentet.
Oppdater innholdsfortegnelse
Det kan hende at du fremdeles vil bruke eller fjerne noe i dokumentet ditt etterpå. Heldigvis trenger du ikke å gjøre om innholdsfortegnelsen. Klikk hvor som helst i innholdsfortegnelsen. Dette vil gjøre at alternativet vises øverst Oppdater tabellen. Velg deretter om du bare vil oppdatere sidetallene eller hele innholdsfortegnelsen. Innholdsfortegnelsen vil da automatisk legge til endringene dine.
Tilpass overskriftsstiler
Vil du heller lage en innholdsfortegnelse med dine egne overskriftsstiler enn Words forhåndsinnstilte alternativer? Det er også mulig! Formater teksten slik du vil ha den ved hjelp av skrift, størrelse og jevn farge. Brett den deretter sammen topptekstpanel av og trykk Lagre valget som en ny stil og velg et navn. Nå er stilen lagt til overskriftstilpanelet.
Juster stilen akkurat slik du vil ha den
Følg disse trinnene for å lage en innholdsfortegnelse fra egendefinerte overskriftsstiler:
1. Gå til siden der du vil legge til innholdsfortegnelsen.
2. Klikk på fanen Referanser >Indeks >Legg til innholdsfortegnelse.
3. Gå deretter til Alternativer og under tilgjengelige stiler, finn overskriftsstilen du brukte.
4. Skriv inn under Nivå hvilket nivå stilnavnet får i innholdsfortegnelsene dine. Gjenta dette trinnet for hver overskriftsstil du vil bruke.
5. Klikk på OK og velg under Formatering ønsket stil for innholdsfortegnelse.
6. Til slutt klikker du på igjen OK for å sette inn innholdsfortegnelsen.
Legg til tekst i innholdsfortegnelsen
Du kan også legge til individuell tekst i innholdsfortegnelsen uten å legge til en overskriftsstil. Følg trinnene nedenfor for å gjøre dette:
1. Velg teksten, og gå deretter til Referanser >Legg til tekst (til høyre for innholdsfortegnelsesmenyen)
2. Klikk på nivået du vil ordne valget på.
3. Gjenta dette trinnet til all tekst er skrevet inn. Denne teksten blir automatisk inkludert når du oppretter innholdsfortegnelsen.
