Enten du vil beholde alle dine innkommende og utgående e-postmeldinger av forretningsmessige årsaker eller bare for nostalgi, er det ikke veldig praktisk å legge dem igjen i dine aktive innbokser. Heldigvis er det løsninger for å sikkerhetskopiere eller arkivere meldingene dine, med MailStore Home som en av de mest fleksible.
Noen få hundre meldinger i innboksen eller ute er fortsatt håndterbare, men når antallet meldinger når tusenvis, blir det fort forvirrende. Du ser bedre frem til en jevn backup- eller arkiveringsstrategi.
Selvfølgelig kan vi ikke dekke alle kjente e-posttjenester og klienter, og har derfor gjort et nøye vurdert utvalg: MS Outlook og Gmail. La oss ta en titt på noen grunnleggende sikkerhetskopieringsverktøy og innebygde arkiveringsmuligheter først. Så er det turen til det kraftige sikkerhetskopierings- og arkiveringsverktøyet MailStore Home, som kan håndtere en rekke e-postklienter og -tjenester.
01 Outlook-sikkerhetskopier
Mens du kan sikkerhetskopiere Outlook-e-post manuelt - kan du til og med bare dra og slippe et e-postvalg til en diskmappe, slik at de havner i en msg-fil - men det er ganske arbeidskrevende. Heldigvis er det et verktøy som automatiserer hele sikkerhetskopieringsprosessen: Safe PST Backup. Den betalte versjonen koster € 29,96, men du kan også gå langt med gratisversjonen. Hovedbegrensningen for sistnevnte er at du bare kan sikkerhetskopiere en Outlook-profil.
Last ned og installer verktøyet. Ved første start ber programmet deg om å spesifisere en sikkerhetskopimappe, hvoretter du klikker på knappen Start sikkerhetskopiering kan trykke. Pst-filene tilknyttet Outlook-profilen din blir nå sikkerhetskopiert. I tillegg til e-post inkluderer en slik sikkerhetskopi også kontakter og kalendere.
Som standard blir det tatt en sikkerhetskopi hver time. Gjennom Alternativer / Tidsplan du kan justere denne frekvensen eller du velger Manuelt.
Hvis den originale pst-filen din noen gang blir skadet, er det bare å erstatte den med en sikkerhetskopi. Du finner riktig plassering i Outlook via Fil- / kontoinnstillinger (2x) / Datafiler.
02 Gmail-sikkerhetskopier
Det er flere måter å sikre Gmail-meldingene dine. For eksempel kan du stille inn at tjenesten umiddelbart videresender alle innkommende meldinger til en postkasse til en annen e-posttjeneste. Eller du bruker en IFTTT-oppskrift for å sende meldinger eller vedlegg til en skylagringstjeneste som Dropbox eller Google Drive (for eksempel). Med den gratis versjonen av Spinbackup kan du sikre opptil 4 GB e-postmeldinger totalt, med en daglig sikkerhetskopieringsfrekvens og med sterk AES-kryptering.
Et praktisk alternativ er UpSafe. Installer verktøyet og start det. klikk på Logg på med Google, logg på med Google-kontoen din og trykk Tillate. Opp for deg Start sikkerhetskopiering du åpner først Alternativ for sikkerhetskopiering. Her bestemmer du hvilke e-poster du vil ha med i sikkerhetskopien. Du gjør dette på grunnlag av kriterier som Sendt dato, Fra inneholder og (via et utvalg fra) brosjyrer. Lignende alternativer er tilgjengelige på fanen Arkivering, men i dette tilfellet vil de sikkerhetskopierte meldingene bli fjernet fra Gmail-kontoen din. På fanen Oppbevaring velg et passende lagringssted på din PC. Etter en gratis registrering kommer også alternativet Lag en tidsplan tilgjengelig: en slags snarvei til Windows Task Scheduler som du kan angi nøyaktig når og hvor ofte du vil ha en slik sikkerhetskopi.
Forresten, UpSafe gir et lignende verktøy for MS Outlook.
03 Outlook-arkivering
Outlook 365/2016 i seg selv gir en ganske rudimentær arkiveringsfunksjon via e-postmappen Arkiv. I prinsippet trenger du ikke gjøre mer enn å velge de aktuelle e-postene i (for eksempel) din Innboks, trykker du på tilbaketasten og kategorien Start knappen Arkivering å trykke. Eller du bare drar valget til arkivmappen. Gjennom Fil / Verktøy / Sett arkivmappe du kan eventuelt angi en annen mappe for dette.
For å automatisere arkiveringsprosessen, gå til Fil / Alternativer / Avansert. Trykk på knappen her Innstillinger for automatisk arkivering og foreta de ønskede innstillingene. For eksempel bestemmer du frekvensen (standard Hver 14. dag) og plasseringen til arkivmappen (en .pst-fil) Flytt gamle gjenstander til. Trykk på knappen Bruk disse innstillingene på alle mapper og bekreft med OK. Eller du kan være mer selektiv: høyreklikk på en postmappe, velg Eiendommer og åpne fanen Auto arkiv. Velg alternativet Arkiver elementer i denne mappen med standardinnstillingene eller Arkiver denne mappen med følgende innstillinger hvis du vil avvike fra dine standardregler.
04 Arkivering av Gmail
Når du merker av for e-post i innboksen din i Gmail og deretter øverst Arkivering e-postvalget vil forsvinne fra innboksen din. Du finner den i mappen All e-post (om nødvendig, klikk her først Mer). Hvis du vil gjenopprette meldingene til innboksen din, velger du dem igjen og klikker på toppen Gå til innboksen.
Du kan også automatisere slik arkivering ved å opprette et filter. Gå til Innstillinger og velg Filtre og blokkerte adresser / Opprett nytt filter. Skriv inn ønskede kriterier, klikk på Lag filter og kryss av Hopp over innboksen (arkiv) På. Bekreft med Lag filter.
05 MailStore Hjem
En av de mest fleksible løsningene for både sikkerhetskopiering og arkivering for en rekke e-postprogrammer er gratis MailStore Home. Kjør exe-filen og installer verktøyet (via Installer på denne datamaskinen) eller velg den bærbare versjonen (via Installer bærbar versjon på stasjon X.). Sistnevnte kan være nyttig, for eksempel hvis du regelmessig vil samle e-postarkivet fra postkasser fra forskjellige PC-er. Eller når du vil eksportere en importert postkasse til en e-postklient på en annen enhet (les: migrere).
Litt senere kan du komme i gang. Klikk i vinduet til venstre Personlig arkiv, så viser det seg å være tomt. Logisk, fordi du må først Arkiver e-post og du gjør det med muligheten for samme navn i det samme vinduet.
