Å føre poster er det folk flest, med unntak av regnskapsførere, ikke liker å tenke på, enn si å være opptatt. Det rotet med de fakturaene, kvitteringene og så videre, det burde være lettere, ikke sant? Heldigvis kan den gjøre det også ved å bytte til digital regnskap.
For mange mennesker, inkludert forfatteren av denne artikkelen, er det ganske en barriere å bytte til digital administrasjon. Likevel anbefaler vi absolutt at du gjør det. Det er ikke komplisert, og det sparer deg så mye tid etterpå. Vi hjelper deg på vei og gir deg det første tipset med en gang: bytt i begynnelsen av et nytt regnskapsår, som er mye enklere enn halvveis i året.
Regnskap kontra administrasjon
Begrepene bokføring og administrasjon brukes ofte om hverandre. Ikke praktisk, for de er to helt forskjellige ting. En administrasjon er oppbevaring av fakturaer, kvitteringer, med andre ord innkommende og utgående varer. Regnskap er riktig regnskap for skattemyndighetene, anvendelse av forskrifter og så videre. Denne artikkelen handler om digitalisering av administrasjonen din. Vi er ikke regnskapsførere, så vi kan ikke hjelpe deg med den materielle siden av saken, men vi kan hjelpe deg med teknologien. Noen ganger forklarer vi noe substansielt, men hvis du ikke forstår noe i det hele tatt om regnskap og administrasjon, er det mer praktisk å gjøre det sammen med noen andre.
01 Regnskapsfører
Vi har allerede berørt dette i boksen Regnskap versus administrasjon: vi er ikke regnskapsførere. Når du konfigurerer den digitale administrasjonen, må viktige ting legges inn, for eksempel startbalansen. Dette er spørsmål som vi bare konsulterte vår regnskapsfører. Hvis du vet alt om hovedbokskontoer, foreløpige poster, endringer osv., Kan du sannsynligvis skrive inn alt dette selv. Hvis ikke, kan det være lurt å konsultere en regnskapsfører. Du trenger ikke å overlevere hele regnskapet umiddelbart, men du kan be dem sjekke om du har satt opp alt riktig når du er ferdig med å konfigurere regnskapspakken. Forresten, vi anbefaler alltid alle å ansette en regnskapsfører, det faktum at de betaler for seg selv er absolutt ingen myte. På Business Growth-nettstedet finner du en praktisk guide for å finne en god regnskapsfører.
02 Velge en regnskapspakke
Å velge en regnskapspakke er et viktig trinn. Du må imidlertid jobbe med det regelmessig, så det er viktig å velge en pakke som passer deg bra. Vi har testet ganske mange, og så vidt vi er bekymret for, er det to veldig gode kandidater: Exact Online og e-Boekreken.nl. Exact Online er den mest omfattende pakken, men også mye mer komplisert og dyrere. e-Boekouden.nl er litt mer vennlig, tilbyr deg alt du trenger og er mye billigere. I tillegg er tjenesten enkel å integrere med for eksempel nettbutikken din (selv om det er for omfattende til å beskrives i denne artikkelen. Av disse grunner har vi valgt e-Boekouden.nl som et eksempel på dette grunnkurset. Så føl deg fri å velge din egen pakke.
03 Digitale kvitteringer
Selvfølgelig betyr digital regnskap også at du må digitalisere alle kvitteringene dine. Pakken vi bruker på dette kurset inkluderer en app som skanner kvitteringene, men hvis du bruker en annen pakke som ikke har en, anbefaler vi å bruke Turboscan (både i Google Play-butikken og Apple App Store). Med denne appen kan du enkelt skanne kvitteringene dine, hvoretter de kan lagres i skyen. Lite tips: trent deg selv til å skanne kvitteringer umiddelbart når du mottar dem. Det kan se litt rart ut i butikken, men det sikrer at du virkelig aldri mister en kvittering igjen. Dessuten blir det enkelt å holde administrasjonen oppdatert fordi du ikke lenger trenger å skanne alle kvitteringene dine på slutten av kvartalet. Appen koster en heftig dollar til sine 7 euro, men det er vel verdt det.
04 Registrer deg
De fleste regnskapspakker tilbyr deg en gratis prøveperiode, slik at du kan prøve pakken på din fritid for å se om den passer deg. Vi anbefaler absolutt at du bruker den. Vi velger e-Boekhouding.nl fordi vi tror dette er pakken som passer de fleste, og fordi vi liker grensesnittet, men søk gjerne etter online regnskapspakker og prøv noen få. I vårt eksempel surfer du til www.e-boekreken.nl hvor du deretter klikker Prøver ut klikk. Opprett deretter en konto som du ville gjort med et hvilket som helst annet nettsted. Du kan prøve nettstedet i 14 dager, deretter koster det deg 7,95 per måned for basisabonnementet og 5,95 per måned for faktureringsmodulen (som vi anbefaler på det sterkeste).
05 Hjelpevideoer
En av grunnene til at vi liker e-Boekouden.nl-pakken så mye, er at nettstedet er fullpakket med videoer som hjelper deg med å konfigurere administrasjonen din digitalt. Forresten, vi vet hvordan det vanligvis går: du vil komme i gang og ikke har lyst til å måtte se alle slags videoer først. Vær imidlertid oppmerksom på at det handler om administrasjonen din, noe du vil ha godt organisert fordi det vil spare deg for mange timers arbeid. Selvfølgelig vil vi forklare hvordan det grunnleggende fungerer, men videoene går dypere inn i saken og er derfor veldig lærerike. Logg inn på nettstedet og klikk øverst til høyre Brukerstøtte. Et nytt vindu åpnes der du klikker på Video trening. Der finner du alle videoene du trenger for å bedre forstå hvordan nettstedet fungerer.
06 Åpningsbalanse
Vi starter umiddelbart med den vanskeligste delen: åpningsbalansen, som kan bli funnet via Ledelse / åpningsbalanse. Dette er i utgangspunktet sammendraget av alle de økonomiske aspektene som utgjør bedriften din: inntekt, utgifter, fordringer, ... Hvis du ikke aner hva vi snakker om, bruker du sannsynligvis allerede en regnskapsfører (fordi dette også er en del av din analoge administrasjon) og du kan be om denne informasjonen fra ham / henne. I alle fall er det viktig at summen av venstre og høyre kolonne (dvs. eiendeler og forpliktelser) er lik. Men før du kan fylle ut dette, må du først opprette hovedbokskontoene dine.
07 Opprette hovedbokskontoer
Ikke la deg skremme av et ord som hovedbokskonto. Du kan best se administrasjonen din som et stort skap med skuffer. Hver skuff representerer en del av selskapet ditt, for eksempel bankkontoen din (betalingsmåte), et abonnement på noe (fortjeneste og tap), varelageret ditt (saldo) og så videre. Ordskuffen vil mest sannsynlig ikke stresse deg, og en reskontokonto er nøyaktig den samme. Det er derfor viktig for din online administrasjon at du kartlegger alle elementene i bedriften din. klikk på Ledelse og så videre Hovedbokskontoer. Du ser mange "skuffer" her, hvorav de fleste du aldri vil bruke. Se om du kan legge alle kostnadene og fordelene ved selskapet ditt i en av disse skuffene. Hvis ikke, opprett en ny skuff eller hovedbokskonto selv.
08 Å skape relasjoner
For administrasjonen din er det selvfølgelig viktig å vite fra hvem du har mottatt penger og til hvem du har betalt penger. Av den grunn er det nødvendig å skape relasjoner. Du gjør det ved å klikke på toppen Forhold og så videre Legge til i venstre rute. Dette er ganske enkelt, det gjelder ganske enkelt alle kontaktopplysninger til den aktuelle kunden eller klienten.
09 Lage produkter
Anta at vi nå ber deg opprette en faktura, så angir du sannsynligvis bare hva du gjorde og hvor mye det koster. Dette er det samme i digital regnskap, bortsett fra at regnskapspakken vil vite hvor et bestemt produkt eller en tjeneste må belastes. Du lager produkter for det. klikk på Fakturering og deretter under Produkter og tjenester på Legge til. Du må nå legge inn en kode for tjenesten eller produktet (du kan tenke på dette selv) og en beskrivelse (for eksempel: DVD). Så velger du en Enhet, i vårt tilfelle Stykke. Hvis enheten du trenger (f.eks Ord hvis du skriver artikler og får betalt per ord) ikke eksisterer ennå, kan du opprette dem under overskriften Enheter til venstre. Oppgi kjøpesummen hvis aktuelt, og salgsprisen eks mva. Velg merverdiavgiftssatsen og salgsprisen inkludert moms vil vises umiddelbart. Bie Motkonto du velger i hvilken "skuff" dette produktet hører hjemme. Dette kan være veldig generelt (gruppe 1-omsetning) eller veldig spesifikk (DVD). Selv om du først må ha opprettet en hovedbokskonto for DVD. Det praktiske er nå: Momsen blir automatisk plassert i skuffen som skal betales.
10 Sende fakturaer
Du bruker derfor produktene du lager under fakturering. Klikk i menyen øverst Fakturering og så videre Legge til. Velg en relasjon og fyll ut relevant informasjon. Klikk deretter på Legg til produkt / tjeneste. Nå når du klikker i øverste felt, kan du legge til ett av produktene du har konfigurert. Du kan nå umiddelbart se hvorfor dette er nyttig, all relevant informasjon legges inn umiddelbart (men kan fortsatt endres hvis prisen for eksempel avviker). På denne måten legger du til en linje for hvert produkt eller tjeneste. Når du er ferdig, lagrer du fakturaen, og du kan sende den. e-Boekouden.nl tilbyr alle slags maler for dette.
11 Oppføring av regninger / kvitteringer
I tillegg til inntekt har du også utgifter. Du kan bestille dette ved å klikke på fanen på nettstedet Regnskap og så videre Fakturaer. Bie Type bestilling velger du Mottatt faktura. Velg en forretningspartner og fyll ut informasjonen på fakturaen (inkludert riktig motregningskonto). Klikk om nødvendig Legge til filer hvis du vil laste opp fakturaen. For kvitteringer er det ikke praktisk å bruke relasjoner, noen ganger kjøper du noe i bokhandelen, som ikke umiddelbart er et forhold. I tillegg har ikke kvitteringer fakturanummer. I så fall klikker du på Erklæring / kvitteringer i venstre rute. Du velger type bestilling Bruke penger og med Regnskap du angir fra hvilken konto du gjorde dette. Du kan nå også se: hvis du har flere bankkontoer, er det nyttig å opprette flere hovedbokskontoer også for dette. klikk på Lagre for å behandle kvitteringen. Når du laster ned e-Boekouden.nl-appen, kan du også skanne kvitteringer direkte og laste dem opp fra smarttelefonen din.
12 Importtransaksjoner
Du har lagt de sendte og mottatte fakturaene i den digitale administrasjonen, nå er det viktig å koble dem til de faktiske mutasjonene på bankkontoen din. Årsaken til dette er saldoen din, som, navnet sier alt, må være i balanse. For hver ti euro faktura som sendes, må det være en betaling på ti euro, og for hver fem euro du bruker, må det være en kvittering på fem euro. Det er grunnen til at dere skal bestille disse tingene mot hverandre. Den enkleste måten er å eksportere kontoutskriftene fra bankens nettsted (hver bank forklarer fremgangsmåten) og deretter klikke Import under overskriften Tast inn (tab Regnskap). Last opp filen, velg bankkontoen som er tilknyttet den, og klikk deretter Lengre. Når filen er behandlet, klikker du Gå til ubehandlede uttalelseslinjer. Der vil du se alle endringer på bankkontoen din som ennå ikke er knyttet til for eksempel fakturaene. For hver mutasjon kan du nå angi nøyaktig hvilken del som tilhører hvilken. For eksempel utstedes en faktura og / eller kvittering for hver utgift og alle inntekter.
Lenker
I prinsippet kan du gjøre alt i regnskapspakken manuelt, men under overskriften Management har du også muligheten til å lage alle slags lenker. For eksempel kan du først lage en lenke med regnskapsføreren din, slik at han kan få tilgang til administrasjonen din og bruke den til å sende inn erklæringen, men du kan også lage en lenke med banken din, slik at du ikke trenger å importere og eksportere manuelt transaksjonene dine hver gang. Her finner du også lenken til nettbutikken din, slik at du automatisk kan legge inn fakturaer for bestillinger i din digitale regnskap. Det er ikke veldig vanskelig, og på supportsiden finner du en omfattende forklaring på hvordan det hele fungerer. Vi anbefaler derfor at du absolutt utforsker det.
