Å holde oversikt over alle kvitteringer og brev som kommer inn er ganske en jobb. Ofte ender det hele i en stor haug. For ikke å nevne alle bildene gjemt dypt på loftet. Tid for rengjøring av høsten: kvitt deg med papiret! Vi hjelper deg med å få orden i kaoset ved å digitalisere kvitteringer, brev og bilder.
Tips 01: Hva skal du digitalisere?
Før vi begynner, bestemmer du nøyaktig hva du vil digitalisere. Et godt utgangspunkt er for eksempel å lagre kvitteringer og fakturaer: du vil beholde dem i noen år, slik at du fortsatt har en garanti på varene, men å lagre dem fysisk i en årrekke kan være vanskelig: du kan enkelt miste dem. Du kan også digitalisere bokstavene dine. Viktige brev og papirer må oppbevares, men å holde alt i en stor haug er heller ikke bra. Og hvis du skanner papirene, kan du også søke i tekstene mye lettere. Og vil du også digitalisere bildene dine? Hvis du har mange gamle bilder i fotobøker, kan det være hyggelig å ha dem digitalt, slik at du kan dele dem med andre og kompilere nye fotobøker. Det samme gjelder negativer, vi vil også jobbe med dem. Det er mest arbeid å digitalisere bilder.
Når du har bestemt deg for hva du vil digitalisere, må du først sortere gjennom stablene: sortere alt og kaste umiddelbart uviktige papirer.
Den enkleste måten å digitalisere kvitteringene dine på er med smarttelefonen dinTips 02: Kvitteringer
Den enkleste måten å skanne kvitteringene dine på er med smarttelefonen din. På den måten kan du skanne kvitteringen umiddelbart etter kjøpet, slik at du ikke glemmer den og slik at den lagres permanent. Det er mange apper for skanning av kvitteringer: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, Apples Notes-app og mer. Du kan selvsagt bare ta et bilde av kvitteringen, men fordelen med en slik skanneapp (se tips 5) er at den kutter ut kvitteringen og viser den bare litt bedre. Kvitteringen lagres da også som en PDF, som er mer egnet for dokumenter enn for eksempel jpg eller png. Et viktig spørsmål med kvitteringer er om det fortsatt er nødvendig å beholde originalen. Dessverre er det ikke alltid klart. Det er en god sjanse for at butikken ikke er vanskelig, men butikken kan gjøre det. Dette er hovedsakelig tilfelle med kvitteringer uten unikt serienummer, for da er det umulig å avgjøre om du kjøpte den der eller ikke. I prinsippet slipper du å oppbevare kvitteringer med et så unikt serienummer på papir. For å være sikker, sjekk med butikken!
Tips 03: Bokstaver
Digitalisering av bokstaver er best med en skanner, fordi du med en smarttelefon raskt har problemer med lesbarheten. Med en skanner tar det mer arbeid, men den store fordelen er at mange skannere har ocr-programvare for å gjenkjenne tekster, se tips 6. Hvis du har en alt-i-ett eller separat skanner, kan du selvfølgelig bruke den. Hvis du ikke har en ennå og leter etter en skanner, kan du for eksempel se på Fujitsu ScanSnap. Den fungerer raskt og er liten og bærbar, slik at du kan plassere den hvor som helst.
Mange moderne skannere har integrasjon med skylagringstjenester, slik at du kan skanne direkte til skyen uten kabel. Deretter synkroniserer du filene på PC-en, og du kan fortsette å jobbe med dem.
Tips 04: Bilder
For bilder er kvaliteten på den digitale versjonen mye viktigere. Du kan skanne bilder med smarttelefonen, for eksempel med Google FotoScan-appen, se tips 5. Imidlertid er kvaliteten og fleksibiliteten til innstillingene ofte bedre med en ekte skanner. Hvis du vil digitalisere negativer, er det spesielle skannere for det. Du kan også se på en app som FilmLab. Den appen lover å konvertere negativer til vakre bilder, men i skrivende stund er det ingen offentlig testversjon tilgjengelig ennå.
Tips 05: Apper
Vi kommer først i gang med smarttelefonen. For å digitalisere kvitteringer kan du bruke Office Lens-appen på smarttelefonen din. Du finner den via Android- og iOS-appbutikken. Etter installasjon, åpne appen for å komme i gang og trykk Gi tilgang for å la appen få tilgang til bildene dine. Gi også appen tilgang til kameraet. Da gjelder det å velge dokumenttype: kvitteringer er det beste alternativet Dokument. Forsikre deg om at kvitteringen er tydelig og trykk på den røde knappen for å ta et bilde. Deretter kan du beskjære kvitteringen. Trykk på Klar når du er ferdig, og velg hvor dokumentet skal lagres. Dette kan gjøres lokalt eller i Microsoft-skyen (OneDrive eller OneNote).
For å digitalisere bilder via en app, kan du bruke Google FotoScan. Den er tilgjengelig for Android og iOS. For å komme i gang med appen, holder du bare bildene foran kameraet og trykker på skanneknappen i appen. FotoScan vil automatisk rotere, beskjære og prøve å optimalisere fargene. Du må bare ta et bilde av bildet, og resten vil skje av seg selv. Du kan lagre bildet i favorittlageret ditt.
Ocr-programvare kan gjenkjenne tekstene fra de skannede bokstaveneTips 06: Skann
Hvis du vil ha bedre kvalitet eller for eksempel raskt digitalisere bokstaver, er det bedre å bruke en skanner. Spesielt for bokstaver er ocr nyttig, programvare som leveres som standard med et antall skannere. Ocr står for optisk tegngjenkjenning, eller optisk tegngjenkjenning. Dette konverterer et bilde til tekst. Et gratis program som kan gjøre dette er FreeOCR for Windows. Dessverre ble den sist oppdatert i 2015. Du kan laste ned FreeOCR her. Installer og åpne programmet. Klikk på toppen Åpne PDF for å åpne en PDF eller klikke Åpen for å åpne et bilde (for eksempel hvis du har lagret brevet som en jpg-fil). Høyreklikk på OCR-språk på nål og klikk deretter på OCRfor å konvertere bildet til tekst. Resultatet kan variere sterkt fra ett dokument til et annet. Hvis resultatet er godt nok, kan du for eksempel lagre det separat som en txt-fil ved siden av skanningen. For optimale resultater: sørg for at du skanner i høyest mulig oppløsning (se tips 7), men vær oppmerksom på at mye lagringsplass da kan brukes.
Tips 07: NAPS2
Alle skannerprodusenter leverer programvare for skanning. Hvis du ikke liker dem eller savner funksjoner i dem, kan du ta en titt på NAPS2. Den har også innebygd okt. Du laster ned NAPS2 her. Åpne filen og fullfør installasjonsprosedyren ved å følge veiviseren (standardinnstillingene er fine). Start deretter programmet via startmenyen. For å skanne, klikk på skanneknappen. Skriv inn et navn på skanneren Skjerm navn og klikk på Velg enhet. Velg enheten din fra listen og klikk OK. Velg kl Sideformat foran A4 og for Vedtak velg dpi (se tips 8). klikk på OK. Så blir det skannet. Du kan deretter plassere en ny side under og på igjen Skann å trykke. Siden vises i oversiktsvinduet. Hvis du klikker på PDF, slår du sammen alle skannede dokumenter i ett PDF-dokument. Du kan dobbeltklikke på et skannet dokument for å redigere det, for eksempel for å rotere eller beskjære det. Klikk på for å bruke ocr i NAPS2 OCR. Klikk deretter på nederlandsk i listen klikker du i avmerkingsboksen og klikker For å laste ned. Merk av for alternativet etter nedlasting Gjør PDF-filer søkbare gjennom OCR og klikk på OK. Sørg for at det også OCR-språk på nederlandsk stat. Hvis du deretter lagrer dokumentene som en PDF og trykker Ctrl + F i Adobe og søker etter et begrep, vil det bli funnet om ocr lyktes.
Tips 08: DPI
Oppløsningen på skanninger vises i dpi: prikker per tomme. Dette bestemmer oppløsningen og dermed kvaliteten på bildet ditt. Jo høyere dpi, jo høyere kvalitet, men jo lenger tid tar det før skanneren er klar og jo mer lagringsplass skanningen tar. Så: for høyt og du må vente lenge og lagringsplassen din er så oppbrukt, for lav og det skannede dokumentet ditt er en blokkfestival. Generelt, for brev og fakturaer, er en dpi på 300 en god balanse mellom kvalitet og hastighet. For bilder vil du raskt gå for noe som 600 dpi eller høyere. Vegativer eller veldig små bilder som du vil kunne vise større, tar du bare maksimal dpi på skanneren.
Digitale notater
Noe vi fortsatt gjør på papir er å ta notater. Du kan ikke se bort fra det. Flere og flere bærbare datamaskiner har berøringsskjerm og med en digital penn kan du enkelt ta notater i favorittappen din, for eksempel OneNote eller Evernote. Det vil ta litt å bli vant til å skrive med en slik digital penn. For de beste resultatene - hvis du er på utkikk etter en ny bærbar PC - velg en bærbar PC med Windows Ink-støtte, som er spesielt egnet for bruk av en digital penn. Hvis du virkelig ikke kan leve uten papiret ditt, kan du også ta en titt på en livescribe-notatbok fra for eksempel Moleskine. Du vil ikke si på utsiden at det er en digital ting: det er bare analogt papir med penn. Likevel kan du lage notatene dine på papiret og deretter overføre dem til nettbrettet eller smarttelefonen ved å trykke på en knapp. Der kan du ganske enkelt redigere notatene dine som tekst og gjøre justeringer. Dessverre koster Moleskine Smart Writing Set rundt 230 euro.
Tips 09: Navngivning
Etter at kvitteringen eller brevet er skannet, vil du tydeligvis ikke bare kaste det i en mappe og aldri kunne finne det igjen. Du må organisere filene dine riktig på din PC eller laptop. Hvis du synkroniserer filene dine med skytjenesten din, kan du også legge til og vise dem fra smarttelefonen din. Ta hensyn til sikkerheten til skytjenesten, bruk alltid et sterkt passord og aktiver tofaktorautentisering.
En logisk mappestruktur avhenger av hva du liker. For eksempel er strukturen for bokstaver år / måned (og valgfritt / dag), slik at du får alle månedene i 2017-mappen. Tips: Gi disse månedene et tall slik at de vises i rekkefølge i mappestrukturen, og legg eventuelt til året igjen, praktisk for å holde oversikten. Hvis du har mange filer, vil du motta alle dager i mappen 1. januar. Etter det handler det om å gi nytt navn til filen og plassere den i en logisk mappestruktur. Endring av navn er også noe du bør være oppmerksom på: gi filene et konsekvent navn. Hvis du bruker flere navnetyper om hverandre, vil det raskt bli vanskelig å finne filene dine. Tenk på dette på forhånd: å endre det etterpå er mye arbeid. En standard navnekonvensjon kan være company_subject.pdf for brev eller purchase_date_model_no_device_type.pdf.
Det beste filformatet avhenger av dine krav og evner Tips 10: Filtype
For eksempel kan du velge forskjellige filtyper i skanneprogramvare når du lagrer filene. Det beste filformatet avhenger av dine krav og evner. Hvis du har mye lagringsplass, kan du velge tiff for bildene dine. Dette bevarer kvaliteten, fordi tiff ikke bruker komprimering. Det er bare ett passende format for bokstaver: pdf. Det fine med pdf er at et dokument kan inneholde flere sider, og at formatet støtter ocr for å enkelt søke i filene. For kvitteringer kan du bruke pdf, eller noe som jpeg eller png. Vær oppmerksom på at jpeg bruker mye komprimering, noe som kan føre til dårlig kvalitet. Så test alltid om filene dine fremdeles er lesbare.
Tips 11: Arkivering
For å arkivere filene dine og beholde dem i lang tid, er det best å lagre dem flere steder slik at du har en sikkerhetskopi. Vår erfaring viser at det er nyttig å lagre fullførte år eller kvartaler ved å brenne dem til en DVD eller sette dem på en ekstern harddisk, som du bare kobler til datamaskinen når du trenger filene. En kopi av en NAS er selvfølgelig alltid en god løsning. Forresten, innser at en DVD ikke vil vare evig, og at en ekstern harddisk også kan gå i stykker. Hvis du virkelig vil sørge for at dataene dine er bevart, kan du ta en titt på M-Discs. Det er en spesiell DVD-lignende plate designet for å vare i tusen år. Du trenger en spesiell brenner for det, men når du er brent, kan du bruke en M-plate i hvilken som helst DVD-leser. Men vi kan forestille oss at du synes dette er litt for mye. Du kan også velge å lagre filene dine i skyen, vi anbefaler at du gjør dette sikkert!
Tips 12: Sikkerhetskopier
Hvis du skanner alle dokumentene dine og lagrer dem digitalt, vil du være sikker på at dokumentene er riktig lagret. Det er viktig å ta sikkerhetskopier. Det kan gjøres på forskjellige måter. Den enkleste måten er å bruke Windows innebygde sikkerhetskopifunksjon. For det går du til appen Innstillinger i Windows 10 og deretter til Oppdatering og sikkerhet / Backup. klikk på Legg til en stasjon og velg en (ekstern) stasjon fra listen. Klikk deretter på Flere valg. Forsikre deg om at med Sikkerhetskopier disse mappene mappen med dokumentene er der. Hvis ikke, kan du legge til det selv ved hjelp av knappen Legg til en mappe. Klikk om nødvendig Sikkerhetskopier nå å sikkerhetskopiere umiddelbart.
Tips 13: Windows Utforsker-plugins
Du administrerer sannsynligvis dokumentene dine med Windows Utforsker. Dessverre er den ikke så kraftig, men med litt ekstra programvare kan du gjøre litt mer. For eksempel, med Folder Ico-verktøyet, kan du organisere mapper i farger og kategorier i utforskeren for bedre oversikt. Dessverre koster denne plugin-modulen litt: 10 dollar (ca. € 8,85) per datamaskin. Clover-verktøyet gir utforskeren Chrome-lignende faner. Praktisk er også Seer. Hvis du velger en fil og trykker på mellomromstasten på macOS, kan du raskt forhåndsvise den. Med Seer kommer funksjonaliteten også til utforskeren. På den måten kan du bla gjennom alle filene dine mye raskere. Forhåndsvisningsvinduet i Windows Utforsker fungerer ikke bra og tar alltid mye plass.
Med Seer kan du bla gjennom en forhåndsvisning av filene dine mye raskere Tips 14: XYPlorer
Dessverre har utforskeren svært begrensede muligheter for effektiv administrasjon av brev og kvitteringer. I tillegg til plugin-moduler som i forrige tips, kan du også se på alternativer, for eksempel XYPlorer. Med det programmet har du muligheten til å plassere filer i en fargekategori og merke alle filer (Windows Utforsker kan bare merke bestemte filformater). Du kan også opprette virtuelle samlinger, lagre søkeresultater, og det kan hjelpe deg med gjentatte oppgaver. Dette programmet koster 40 dollar, som er omtrent 34 euro. En annen mulighet er Directory Opus 12, som du også kan merke og kategorisere etter farge. Directory Opus har en gratis versjon tilgjengelig med begrensede funksjoner.
Tips 15: PDF og Word
Du kan åpne skannede PDF-dokumenter med moderne versjoner av Word, hvoretter Word automatisk brukes ocr og umiddelbart gjøre dem om til et skannet dokument. Kvaliteten på resultatet er forskjellig per dokument. Vi bruker Word 2016 med oppdateringene fra juli 2017. Åpne Word og klikk Åpne andre dokumenter på bunnen av. klikk på Blader og bla nå til PDF-dokumentet du vil konvertere til en Word-fil, og klikk Å åpne. Det vises en melding om at dokumentet konverteres, og at resultatene kan variere: spesielt med mange bilder i brevet eller kvitteringen, vil resultatet være skuffende. klikk på OK og vent en stund til konverteringen er fullført. Da vil du se resultatet. Ideelt sett lagrer du både docx-filen og PDF-filen, slik at du alltid har originalen.
Tips 16: Administrer dokumenter
Hvis du virkelig vil ta det seriøst med digitalisering av kvitteringer og spesielt brev, kan du ta en titt på et dokumenthåndteringssystem (DMS). Dette lar deg systematisk lagre dokumentene, legge ved notater til dem og enkelt finne og sortere dem. En gratis og god DMS er Mayan EDMS. For å starte det trenger du en server med Docker. Docker er tilgjengelig på en rekke NAS-er, men kan også installeres på Windows eller macOS. Les her hvordan du får dette til å fungere.
