Hvordan

Jobber du hjemmefra? Slik fungerer Microsoft Teams

Mange selskaper jobber med Microsoft: et Word-dokument for den artikkelen på intranettet, gjør presentasjonen i PowerPoint og sender hverandre en melding via Skype. Mens mange selskaper pleide å bruke Slack eller Trello i tillegg til sitt arbeid, blir Microsoft Teams nå i økende grad brukt. Dette er hva det innebærer og hva det gagner deg i samarbeidet med kollegene dine.

Microsoft Teams er Microsofts svar på å jobbe eksternt. Kort fortalt er det et slags virtuelt møterom der kolleger kan konsultere, ringe videosamtaler og mer. Det er mulig å opprette grupper, slik at du for eksempel kan konsultere hele regnskapsavdelingen, eller bare med teamet som tar seg av utbetalingen av lønnene. En Excel med alle ansatte og lønn deles enkelt via Microsoft Teams, noe som betyr at folk får færre e-poster i postkassen og mindre tid blir brukt på alle uskrevne regler knyttet til korrespondanse via e-post.

Microsoft Teams: mer enn et chatprogram

Microsoft Teams er ikke et "chat-program" hvor du kan sende dokumenter: det er et samarbeidsverktøy. Microsoft-dokumenter kan åpnes i nettleseren, akkurat som Google-dokumenter, og kan redigeres i sanntid av alle som dokumentet deles med (og som har redigeringsrettigheter). Dette betyr at filer og versjoner ikke trenger å sendes kontinuerlig frem og tilbake, fordi alle alltid har den nyeste versjonen tilgjengelig. Dette sparer igjen spørsmål om versjoner og ansvaret noen må bære for å holde oversikt over alle disse versjonene og sende dem rundt.

Det stimulerer derfor i stor grad arbeid hjemmefra og motvirker silodannelse. Tross alt er det mer samarbeid fordi det er lettere å jobbe med flere mennesker samtidig i ett dokument. Det er lett å jobbe hjemmefra fordi du kan plassere alt du trenger i de fleste kontorjobber i Teams. Du kan bare ringe, videosamtale, chatte, dele dokumenter, se kalenderen din, vise varsler og aktivitet, og du kan legge til personlige apper.

Kontakter

I tillegg kan forbindelser lages med for eksempel Mailchimp for å sende nyhetsbrev, eller Salesforce, for å holde oversikt over kontrakter og kunder. Disse tilkoblingene, kalt kontakter, kan motta informasjon fra Microsofts økosystem. Dusinvis av disse integrasjonene er nå mulig, så det er ingen overraskelse at Microsoft Teams ikke alltid er gratis. I prinsippet er det gratis, men hvis du også vil bruke flere Office 365-produkter, øker det raskt til en månedlig pris fra 6 til 12 euro per måned.

Men hvis du ikke trenger mye, kan du sannsynligvis få mye ut av Microsoft Teams med en gratis konto: du kan bruke den gratis for opptil 300 personer, du kan sende ubegrensede meldinger og gjøre søk, og til og med videosamtaler vil koste deg ingenting. Hvis du vil lagre noe, er det 10 GB lagringsplass per team.

Du kan nå tenke: at Microsoft Teams bare er for selskaper. Det er ikke nødvendig. Du kan også bruke den i vennegrupper eller store familier til for eksempel å dele bilder og kvitteringer under en tur. Deltakerne må imidlertid ha en Microsoft-konto for dette. Det er gratis, men kan bety et ekstra passord å huske og en annen konto å holde øye med. Hvis du for eksempel vil bruke Microsoft Teams for selvstendig næringsdrivende, vil du legge merke til at du ikke får det du trenger av det. Som navnet antyder, er det virkelig et knutepunkt for team, så grupper av mennesker.

Microsoft Outlook

Det eneste vi savner i teamene er integrasjonen av Outlook. På den ene siden er Teams ment å sikre at du bruker mindre tid i Outlook, men til slutt - uansett hvor godt Teams brukes - vil e-post alltid fortsette å komme fra for eksempel eksterne parter og privatpersoner. Så du må fortsatt beholde den gode gamle Outlook, selv om varianten i nettleseren ikke ser ut til å være malplassert i Teams.

Det som også gjør Teams interessante for selskaper, er at det også kommer med sikkerheten de er vant til fra Microsoft. Den har tofaktorautentisering og data er kryptert, akkurat som resten av Office 365. Skype vil i økende grad forsvinne i bakgrunnen, fordi Microsoft vil at alle skal bytte til Teams, som er en mye mer integrert løsning. Ikke bekymre deg, selskaper har til 31. juli 2021 å bytte til Microsoft Teams.

Microsoft Teams har absolutt et rimelig monopol på samarbeid for store selskaper, selv om det absolutt er en mulighet utenfor det. Mange bruker allerede Slack, Teams største konkurrent. Nysgjerrig på forskjellen mellom Microsoft Teams og Slack? Her setter vi de to samarbeidsverktøyene side om side.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found