Det vil utvilsomt være dager da du ikke sender ut fire hundre brev, som alle må gis personlig hilsen og annen personlig informasjon. Det er nettopp derfor det er en god sjanse for at du ikke er kjent med funksjonen til adresselister i Word, og at du bruker timer på noe som er mulig på få minutter (og som også er mindre utsatt for feil). Vi hjelper deg med å spare den tiden.
1 Hva er adresselister?
Postlister er en funksjon i Word som lar deg importere data fra for eksempel et Excel-dokument. Anta at du har et Excel-dokument som inneholder dataene til 25 personer, vil Word bruke Mailings-funksjonen til å produsere 25 dokumenter som inneholder disse dataene. Du supplerer resten av dokumentet med standardinformasjon som er den samme for hvert dokument og hver bokstav. Så du kan generere personlige brev veldig raskt, mens du bare trenger å gjøre jobben en gang. Les også: En ekte Word-ekspert i 12 trinn.
2 Tenk et øyeblikk
Det høres litt klønete ut, men pause er et av de mest nyttige trinnene i denne workshopen. Ingenting er mer irriterende enn å ha alt i kanner og mugger, og deretter oppdage at du må justere Excel-dokumentet fordi du har glemt noe. Tenk på hva du vil ha i Word-dokumentet. Som illustrasjon sender vi en invitasjon til et bryllup. For det første trenger vi navn og adresseopplysninger for adressering og personlig hilsen, men vi vil også tildele bordnumre til middag. Det er 200 gjester, så du kan forestille deg at det ville være en enorm jobb manuelt. Dette er enkelt med en adresseliste.
3 Lag Word-dokument
Nå som du har en grunnleggende ide om hva du vil legge inn i dokumentet (i vårt tilfelle et brev), er det på tide å faktisk finne ut av det. Start Word og opprett et nytt dokument via Fil / nytt / tomt dokument. Du kan også bare velge å bruke en mal, som ikke vil påvirke sluttresultatet. Opprett deretter dokumentet eller skriv brevet du til slutt vil sende. Fullfør dette brevet, inkludert honnør, adresse øverst til høyre (hvis aktuelt) og i vårt tilfelle: tildeling av tabellnumrene. Gjør dataene du vil ha, automatisk fylt ut med fet skrift et øyeblikk, så glemmer du dem ikke senere. Ved å fylle ut brevet har du en konkret oversikt over om du har glemt noe. Sjekk dokumentet og, om nødvendig, få det sjekket av andre interessenter (din partner, kollega osv.) For å sikre at du ikke har glemt noe. Lagre dokumentet.
4 Opprett Excel-dokument
Deretter oppretter du Excel-dokumentet. Selvfølgelig vil det spare deg for tid hvis du allerede har alle navn og adresser i Excel, slik at du bare trenger å legge til de manglende elementene. klikk på Fil / Ny / tom arbeidsbok for å opprette det nye dokumentet. Maler er ikke ønskelige i dette tilfellet, det vil bare forvirre, holde det så enkelt og enkelt som mulig. Det som er viktig å vite er at kolonnene i Excel fungerer som emner (dvs. navn, adresse, tabellnummer og så videre), og radene fungerer som et sammendrag av alle dataene, det vil si i hver tilfelle hver rad er en annen person.
5 Fyll ut excel-dokumentet
Nå kan du fylle ut Excel-dokumentet. I vårt tilfelle plasserer vi følgende overskrifter i første linje i dokumentet: Fornavn, Etternavn, Adresse, Postnummer, By og Tabellnummer. Når du har gjort dette, blokkerer du den øverste raden i dokumentet ved å klikke på fanen Statue i båndet og så videre Blokkér / Blokkér øverste rad. Det er praktisk; for eksempel for lange dokumenter kan du se i hvilken kolonne du jobber igjen når du blar nedover. Deretter fullfører du dokumentet videre: så på hver linje av alle informasjonen som følger med overskriftene (i vårt tilfelle fornavn, etternavn osv.). Hvis du vil sende dokumentene på e-post, trenger du også en e-postadresseoverskrift.
Vær oppmerksom på de riktige celleegenskapene
Hvis du bare bruker tekst i Excel-dokumentet som du vil generere dokumenter med i Word, trenger du ikke å bekymre deg for celleegenskaper. Men hvis du for eksempel også vil nevne beløp i det endelige dokumentet, er celleegenskapene viktige. Med celleegenskaper forteller du Excel hva innholdet i en celle er. Fordi vi kanskje lett kan se forskjellen mellom et beløp, en dato eller et husnummer, kan ikke Excel det. For å fortelle Excel hva innholdet i en celle nøyaktig representerer, høyreklikker du på cellen og velger Celleegenskaper. I vinduet som vises, til venstre kan du velge hva slags innhold cellen inneholder, og til høyre kan du konfigurere dette ytterligere (for eksempel ved å spesifisere hvor mange tall som skal vises etter desimaltegnet).
6 Veiviser for utskriftsfletting
Word-dokumentet ditt er under konstruksjon, og alle adresser og annen informasjon er lagt inn i Excel-dokumentet. Word kan gjøre mye med informasjonen fra Excel, men da må programmet selvfølgelig først vite hvilket dokument det gjelder og hva det egentlig skal gjøre med det. Du kan enkelt lage den lenken med veiviseren i Word. Forsikre deg om at du har dokumentet i Word der du vil sette inn dataene åpne og klikke Mailings / Start Mail Merge / Step for Step Mail Merge Wizard.
7 Velg Excel-dokument
Nå er det på tide å ta de viktige valgene. Du trenger ikke velge noe i første trinn, ettersom vi allerede har laget et dokument. klikk på Neste og la alternativet være Bruk det gjeldende dokumentet valgt. Klikk på nytt Neste. La alternativet være Bruke en eksisterende liste valgt og klikk Blader. Gå nå til adressefilen du har opprettet, og klikk på Å åpne og på OK i vinduet som vises. Du vil nå se adressene fra Excel-dokumentet, der den første raden (med beskrivelsen navn, adresse, etc.) brukes som overskrift. klikk på Neste.
