I Microsoft Excel kan du lage en adresseliste, føre kontoer og selvfølgelig gjøre alle slags andre beregninger. Grunnleggende om Excel er ikke så komplisert i det hele tatt. Med disse ti praktiske tipsene for Excel kan du bruke det klassiske programmet enda mer praktisk og raskt.
Tips 01: Velg alle
Vi starter med et ganske enkelt triks, men et som er veldig nyttig. Hvis du vil velge alt i et regneark, kan du bruke tastekombinasjonen Ctrl + A. Problemet med den tastekombinasjonen er at det ikke alltid velger alle data fra regnearket i Excel. Hvis du har en serie med data i regnearket ditt etterfulgt av en tom kolonne og du trykker på Ctrl + A, blir ofte bare blokken med dataene der musepekeren er plassert valgt. Trykk på Ctrl + A igjen, og du har alle dataene. Og hvis du er litt klønete (og vi har erfaring med det) og du trykker på A en gang for ofte (eller ved et uhell på en annen tast), vil alt bli erstattet av bokstaven A. Heldigvis kan det gjenopprettes igjen. Med funksjonen Angre. Skjer dette ofte med deg nå, og vil du ha en annen måte å velge alle dataene fra regnearket ditt på? Klikk deretter øverst til venstre på krysset over rad 1 og til venstre for celle A i trekanten, og alt er valgt.
Tips 02: Legg til flere rader
Å legge til en rad eller kolonne i Excel er ganske enkelt. Du kan gå til Hjem-fanen i båndet under overskriften Celler klikk på Sett inn, og velg det Bladerader eller Bladkolonner. Et annet alternativ er å høyreklikke på en celle og deretter velge Sett inn / Hele raden eller Hele kolonnen. Hvis du velger en rad, blir den lagt til over raden der musemarkøren din er. Hvis du velger en kolonne, vil den legges til venstre for kolonnen der musemarkøren din er plassert. Vil du ikke sette inn bare en rad, men omtrent tjue? Da er dette selvfølgelig tungvint. Heldigvis har Microsoft tenkt på dette. Anta at du vil legge til tjue rader, og deretter klikke et radnummer til venstre og dra musen ned til du har valgt tjue rader. Høyreklikk på dette valget og velg Sett inn. Excel forstår nå automatisk at du vil legge til rader, og legger til akkurat så mange rader som du valgte. Selvfølgelig fungerer det også med kolonner på den måten.
Excel kan enkelt justere forskjellige notasjonsskjemaer ved hjelp av Flash Fill Tips 03: Flash Fill
Anta at du har et dokument fullt av navn og adresser, men hver verdi er skrevet helt annerledes. Det ene navnet har store bokstaver, det andre ikke. Den ene postnummeret har et mellomrom mellom tallene og bokstavene, men den andre har alt limt sammen. Du kan selvfølgelig velge å la alt være som det er eller å justere alt manuelt. Men hva om vi forteller deg at det også kan være mye lettere? Excel kan enkelt rette på mange ting for deg med Flash Fill-funksjonen. Ta nå radene med fornavn, forutsatt at for- og etternavn er i en egen kolonne. Velg hele kolonnen med fornavn, opprett et nytt regneark i Excel og lim inn denne kolonnen i det regnearket. Skriv nå inn kolonnen ved siden av de tre første fornavnene slik de skal skrives (dvs. med den store bokstaven). Mens du skriver, indikerer Excel allerede at den kan korrigere resten av kolonnen. Hvis du trykker Enter under denne forhåndsvisningen, vil den umiddelbart bli utført i hele kolonnen. Hvis du vil starte handlingen selv senere, kan du gjøre det med Ctrl + E.
Kalkulator
Selv om Excel er veldig flinke til å beregne ting, kan det noen ganger være raskere og hyggeligere å beregne noe i Windows-kalkulatoren (og deretter gjøre noe med den verdien i Excel). For eksempel hvis du ikke ved et uhell vil endre det nåværende regnearket. Noen tastaturer har en hurtigtast som påberoper Windows-kalkulatoren, men ikke alle tastaturene gjør det. Visste du at du enkelt kan legge til en snarvei til kalkulatoren i Excel? For å gjøre dette, klikk på nedpilen ved siden av ikonene Lagre, Angre og Gjør om på toppen, og klikk deretter Flere oppgaver i menyen som utvides. Velg nå alternativet Kalkulator i venstre rute (hvis du ikke ser det, velger du først Alle oppgaver) og legg den til høyre rute. Kalkulatoren er nå lagt til som et ikon i hurtigstart. Dette er selvfølgelig ikke bare reservert for kalkulatoren, du kan i prinsippet legge til alle funksjonene som finnes i Excel.
Tips 04: Frys rad / kolonne
Når du jobber med en liten mengde data i Excel, er det ganske enkelt å se i hvilken kolonne eller rad du jobber. Vanligvis vil du ha dataene i den raden / kolonnen øverst og lengst til venstre i et regneark. Men når det gjelder så mye data at du må bla for å se alt, er det ganske irriterende når du ikke lenger kan se hvilken rad eller kolonne en bestemt celle tilhører. Du kan enkelt løse dette ved å låse en rad eller kolonne. Når du gjør dette, vil ikke den aktuelle raden eller kolonnen bevege seg når du blar i dokumentet, slik at du alltid kan se hvor en bestemt celle hører hjemme. Funksjonen er veldig enkel, men forårsaker noen ganger forvirring fordi noen ganger blir halvparten av regnearket plutselig blokkert. Det har alt å gjøre med der du plasserer musepekeren. Hvis du vil fryse den første raden og den første kolonnen, klikker du på celle B2. Når du nå klikker på i båndet Statue og så videre Blokker / blokker titler, så er alt over rad 2 og alt til venstre for celle B (dvs. rad 1 og kolonne A i dette tilfellet) låst. Du løsner deg via Blokker / Lås opp tittel.
Tips 05: Legg opp super raskt
Du kan gjøre de mest kompliserte beregningene med Excel, men noen ganger vil du bare vite summen av et antall verdier i regnearket. Teoretisk sett kan du selvfølgelig lage en fin formel for det, men fordi det er en så vanlig funksjon, har Excel gjort det mye enklere. Alt du trenger å gjøre for å legge til en rekke verdier i regnearket, er å klikke cellen under eller ved siden av verdiområdet du vil legge til, og deretter trykke Alt + =. SUM-funksjonen brukes nå automatisk til verdiområdet, og resultatet vises i den aktive cellen. Hvis du ikke liker snarveier, kan du også klikke på knappen AutoSum i fanen Start under overskriften redigere. Hvis du klikker på pilen rett ved siden av AutoSum, finner du en rekke andre hurtigfunksjoner der. For eksempel for å beregne gjennomsnittet av en serie verdier, eller for å indikere hvor mange tall serien inneholder data (i stedet for å legge disse verdiene sammen).
Tar overskriftene dine for mye plass? Da endrer du bare leseretningen, ikke sant?
