Hvordan

Rydd opp Google Drive: Få orden i kaoset

Google Drive er nyttig som et eksternt arkivområde eller for deling av filer. Men akkurat som en fysisk lagringsplass blir det raskt et rot. Ser Google Drive også ut som et overfylt arkivskap? Gjør så litt arbeid med organisasjonen. Med tipsene i denne artikkelen kan du rydde opp i Google Drive slik at du får oversikt.

Listevisning

Du bestemmer hvordan du får mapper og filer i Google Drive på skjermen: i liste- eller rutenettvisning. Hvis du går til listevisningen, kan du angi linjeavstand. For å gjøre dette, klikk på tannhjulet der du endrer innstillingen Tetthet finner. I denne rullegardinmenyen angir du tettheten til listelinjene Kompakt, Romslig eller Veldig romslig.

Mange brukere fokuserer på midten av skjermen når de vil organisere filer i Google Drive. Det er bedre å følge navigasjonsfeltet til venstre for å organisere mappene og reservere midten av skjermen for å se innholdet i den valgte mappen.

Organisere

Har du mange dokumenter på Google Disk som ikke er ordnet i mapper? Da vet du at noe er galt. På den måten gjør du det vanskelig for andre - spesielt i en organisasjon. Så jobb med undermapper; som hjelper deg med å dele filene dine i mindre spesifikke grupper. Bruk alltid en meningsfull unik betegnelse som er kort og søt for å unngå forvirring. Og vær konsekvent i måten du navngir mapper og filer på.

Hvis du kan starte en mappe med et nummer eller nummer, ikke gi opp muligheten. Dette vil automatisk organisere mappene dine visuelt. Vær forsiktig med mellomrom og skilletegn. Så ikke bruk bilder fra 2019, men 2019_Fotos. Du kan bruke en mappe for usorterte filer, men unngå den så mye som mulig. En slik Allerlei-mappe blir raskt neste søppelskap.

Farger

I Google Drive vises alle mapper som standard i grått, men du kan legge til 24 farger i mappene dine. Høyreklikk på en mappe i sidefeltet eller i hovedvinduet og bruk kommandoen Bytt farge. Velg deretter ønsket farge. Siden navnene på mappene refererer til innholdet, kan du bruke fargene til en annen dimensjon. Du kan for eksempel la mapper eller undermapper som inneholder arbeid som du nå er ferdig med i grått. Men mapper der du jobber kan for eksempel være grønne. Hvis du raskt vil få tilgang til dine aktuelle saker, velger du de grønne mappene.

Hvis du jobber med delte mapper som er ment for forskjellige grupper, kan du opprette en gul mappe for teamgult og en rød mappe for teamrød. Eller du gir en farge til nedlastingsmappene eller dine personlige mapper. Kanskje det er fornuftig at hvert prosjekt får en annen farge?

Med stjerne

Øverst til venstre indikerer Google Drive kategoriene: Min stasjon, Delt med meg, Nylig og Stjernemerket. Stjerner ofte brukte dokumenter. Dette gjør du ved å høyreklikke på et dokument. En slik stjerne sparer deg for mer søkearbeid.

I tillegg er stjerner nyttige for å indikere hvilke dokumenter du fortsatt må fullføre. Fjern stjernen når arbeidet er gjort. Hvis du glemmer dette, kan til og med stjernefilisten raskt fylles opp.

Frigjør Google Drive romslig

Google var en av pionerene blant skylagringstjenestene som krysset terskelen på 10 GB ledig lagringsplass. Nå har hver bruker 15 GB gratis lagringsplass. Det høres bra ut, men alle som laster opp store videofiler, mange bilder med høy oppløsning og store PDF-filer, vil oppdage at denne kvoten også er endelig. Google har også sin egen måte å beregne opptatt lagringskapasitet på. Den 15 GB-grensen gjelder ikke bare alt på stasjonen din, men også alle meldingene og vedleggene dine i Gmail.

Desto mer grunn til å rengjøre postkassene regelmessig og fjerne store vedlegg. Du kan se detaljene for lagringen din på Googles Drive-lagringsnettsted. Dokumentene du oppretter med Google Dokumenter, Lysbilder og Ark teller imidlertid ikke med på Google Disk-lagring. Så du holder Google Disk slank ved å jobbe i Googles opprinnelige format.

Måten du bruker Google Photos er også viktig å holde deg innenfor 15 GB-grensen. Hvis du bruker Google Foto, kan du lagre bildene via innstillingene Høy kvalitet (2048 x 2048 piksler) i stedet for Opprinnelsesmannl. Dette lar deg lagre ubegrensede bilder. Det samme gjelder videoer hvis du lar Google komprimere dem til 1080p (full hd).

Når du har oversikt over ledig plass og dataene du har lagret, kan du begynne å rengjøre. Velg seksjonen Min stasjon og bytt til listevisning. Nederst til venstre kan du se hvor mye lagringsplass du bruker for øyeblikket. Siden Google ikke teller filene som andre deler med deg mot kvoten din, er det best å spørre hvilke filer som egentlig er dine egne. Bruk derfor søkefunksjonen og klikk i søkeboksen på pilen som peker nedover, slik at du ser ruten Eieren valget Eies av meg kan velge. Klikk på den blå knappen Søk og du vil få en liste over egendefinerte filer. Slett dokumentene du ikke lenger trenger.

Siden du nå er i organisasjonsmodus, kaster du umiddelbart tingene du ikke lenger bruker. Når du sletter en fil fra Google Disk, flyttes den til søpla. Alle filene i søpla kan bli der og ta opp lagringsplass til du tømmer søpla.

Hvis dokumentet du sletter er en fil som noen andre deler med deg, blir filen bare slettet fra deg selv. Hvis det gjelder et dokument du deler med andre, mister de andre også tilgangen til dokumentet hvis du sletter det fra deg selv. Drive viser ikke en bekreftelsesmelding når du sletter filer, men du vil få muligheten til å angre en sletting med knappen Angre.

Kopier delte dokumenter

Se kategorien Delt med meg. Også her kan det være et rot av filer og mapper. Du kan flytte en slik delt fil til hvilken som helst mappe på Google Disk. For å gjøre dette, bruk kommandoen via høyre museknapp Flytte til. Men husk at en slik delt fil alltid forblir den opprinnelige eierens eiendom. Han eller hun kan alltid slette den, og så vil den også forsvinne fra deg. Hvis det gjelder en fil du virkelig ikke vil miste, kan du lage en kopi av denne filen av sikkerhetsmessige årsaker.

En slik kopi er ikke lenger knyttet til brukeren som opprinnelig delte den. Så den nye kopien er helt din. For å gjøre dette, høyreklikk på den delte filen og velg kommandoen Lag en kopi. Den kopien vises på Min stasjon og ikke i kategorien Delt med meg.

Konverter PDF-filer

Har du mange PDF-filer på Google Disk? Når det gjelder store filer, kan du spare plass ved å konvertere dem til Google Docs-format. Tross alt vet du at disse ikke er inkludert i beregningen av opptatt lagringsplass. Du utfører denne konverteringen ved å høyreklikke på filen, hvoretter du kjører kommandoen Åpne med velg, etterfulgt av google Dokumenter. Resultatet er et Google Doc med nøyaktig samme navn som PDF-filen.

Deretter kan du slette PDF-filen. Ikke glem å tømme søpla. Du kan også spesifisere i Google Drive-innstillingene for å konvertere alle opplastede filer til Google Docs-format som standard.

Symbolske lenker

Anta til slutt at du vil beholde forskjellige kopier av den samme filen i forskjellige mapper på Google Disk. For eksempel har du delt flere mapper med andre mennesker, og visse dokumenter er ment for alle team. Du vil at når noen endrer noe på en kopi av denne filen, gjenspeiles disse endringene umiddelbart i alle kopier. Dette fungerer med en symbolsk lenke. Du lager faktisk et alias for denne filen.

Velg filen du vil lage en symbolsk lenke til, og bruk tastekombinasjonen Skift + Z. Dette vil hente opp en minimeny der du angir i hvilken mappe den symbolske lenken skal plasseres. Snarveien Shift + Z fungerer på Windows og macOS. Du kan bruke snarveien til både filer og mapper. Når du sletter hovedfilen, forsvinner også de symbolske koblingene.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found