For å etablere administrasjonen av en teaterklubb eller for å organisere en stadig voksende tegneseriesamling, trenger du et digitalt styringssystem. Deretter kan du frigjøre smarte søkefunksjoner for å skrive ut lister, utsendelser og etiketter. Unngå at det administrative systemet ditt havner i en uklar, blindgate og bruk en database! Med det gratis programmet Sodadb kan du sette opp en online database som du enkelt kan dele med andre.
Tips 01: 10.000 poster
Det finnes ganske mange gratis online databaseløsninger. Her bruker vi Sodadb (Simple Online Database), en online databasesjef som er stolt av sin brukervennlighet. For å gjøre det så enkelt som mulig for brukeren, har produsentene dumpet spesialistfunksjonene. I gratisversjonen kan du administrere opptil 10 000 poster, noe som er mer enn nok for de fleste hjemmebrukere. Hvis du vil øke dette til 35.000 poster, betaler du $ 3,49 per måned. I Sodadb er det mulig å laste opp eksterne filer for å koble dem til poster, men i gratisversjonen er lagringsplassen svært begrenset. Du kan dele og endre databasen via en nettadresse. I tillegg krypterer Sodadb forbindelsen til serveren, slik at dataene dine er beskyttet. Og til slutt kreves ingen registrering i prinsippet. Surf til www.sodadb.com og kom i gang.
Database versus regneark
Regneark og databaser brukes til å administrere, lagre, søke og endre data. Et regneark er nyttig for å håndtere mange data av samme type, for eksempel en lang, men enkel adresseliste. Men hvis du vil se forskjellige datakilder i forhold til hverandre, trenger du en database. En database er som et regneark på steroider. I en database er det lettere å administrere mye (hundrevis eller tusenvis) data. I tillegg er en slik database opprettet for å samle inn data gjennom avanserte søk. Fra resultatet av søket kan du for eksempel skrive ut etiketter eller sende e-post. Du kan også enkelt tildele forskjellige rettigheter til forskjellige brukergrupper. For eksempel kan en gruppe bare se grunnleggende informasjon, mens det også er en gruppe som kan redigere data, og en gruppe som bare kan se og redigere dataene som disse gruppemedlemmene har skrevet inn selv.
Tips 02: Maler
Hvis du aldri har jobbet med en database før, er det best å ta en titt på malene. Øverst til høyre er Maler i den grønne boksen. De ser lovende ut: en personlig adressebok, en musikksamling, en film- og boksamling, forretningskontakter og mer. Du kan utvide malsettet, og du vil få enda mer: en online-petisjon, en kundebase og så videre. Du kan også se lenken under disse lenkene Start fra begynnelsen for de som vil starte fra bunnen av. Malene er organisert i Personlig og Virksomhet. Hvis du synes det er vanskelig å utforme databasen, er designeren villig til å tilpasse databasen til dine personlige ønsker, han ber bare om en liten donasjon.
Du kan starte fra en mal, nyttig hvis du aldri har jobbet med en database før Tips 03: Hemmelig url
La oss starte fra Personlig adressebok. I det neste vinduet blokkerer en bred oransje stolpe en del av skjermen. Sodadb ber om e-postadressen din for å publisere databasen din på en hemmelig internettadresse. Via denne personlige nettadressen lagrer programmet designet og alle innstillinger for neste gang. Etter at du har angitt e-postadressen din, vil Sodadb spørre om dette er din første online database. Hvis du har opprettet flere databaser med dette verktøyet, kan du administrere dem sammen. Hvis du bare vil se på malen, klikker du Jeg gjør dette senere.
Flere databaser
Bare fordi du må oppgi en e-postadresse, betyr ikke det at du bare kan opprette en database. Du kan koble flere databaser til samme e-postadresse. I fanen Mine andre former du finner alle databasene du har opprettet med dette programmet.
Tips 04: Opptegnelser og felt
Du kan lese meldingen i arbeidsvinduet til den personlige adresseboken Ingen opptak funnet. En database består av poster som du kan sammenligne med informasjonsark. Hver post inneholder data i forskjellige felt. Navnene på feltene er i fet skrift. For øyeblikket er disse feltnavnene på engelsk. For å redigere disse feltene må du gå til Alternativmeny, øverst til venstre. Åpne denne menyen og klikk Sett opp dine egendefinerte felt. På Sodadb kan hver post maksimalt inneholde 35 felt: det er mye informasjon. For å holde ting klart, pakker Sodadb de 35 feltene i grupper på 5.
Tips 05: Juster felt
Klikk på den første gruppen: Vis felt 1-5. Til å begynne med kan du erstatte de engelske feltnavnene med nederlandske ord. Hvis det er felt i malen du ikke vil vise, kan du gjøre dem usynlige av innstillingen Synlig på Nei. konfigurere. Du kan legge til hjelpetekst til hvert feltnavn. Dette er tekst som snart vil vises i lys grå under feltet for å hjelpe brukerne å skrive inn alle dataene riktig. På denne måten angir du for eksempel hvordan en dato skal noteres. I denne malen er felt 1 til 5 det hele Kolonnetype. Fornøyd med disse fem første? Juster deretter feltene 6 til 10 og så videre. Ikke glem Lagreknappen før du lukker dette vinduet.
Fall ned
For å tillate bare visse alternativer i et bestemt felt, jobber du med en rullegardinmeny. I dette eksemplet vil vi gå inn i provinsen i felt 6. For å redigere typen inntastingsfelt, klikk på knappen til venstre hvor nå kolonnetype stat. Her velger du alternativet fall ned. Skriv inn de nye valgverdiene i den grønne boksen, for eksempel: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland og så videre.
Tips 06: Fyll ut manuelt
Alle feltnavnene du har justert, ser pene ut, og hjelpeteksten er også tydelig. Når alle felt er klare, kan du fylle ut den første posten manuelt. trykk på knappen Ny og så vises den første brikken, som umiddelbart tildeles et sekvensnummer. Når du har fylt ut det første arket, er det knappen Lagre og nytt for å forberede neste plate. Når du er ferdig, klikker du på Lagre. Dette vil returnere deg til kolonneoversikten der alle poster vises under hverandre.
For å få importen til å gå greit, er det en importmal på nettstedet Tips 07: Excel til database
Hvis du har en liste i Excel eller Word, kan du selvfølgelig skrive inn informasjonen på nytt, men det er en kjedelig jobb. Dessuten vil skrivefeil garantert havne i databasen på denne måten. Derfor er det mye mer fornuftig å importere en eksisterende liste til Sodadb. Dette programmet importerer bare data lagret som en CSV-fil. Csv står for "komma-atskilte verdier", så dataene må skilles med komma. I tillegg må filen inneholde så mange kolonner som gitt i databasen din.
Tips 08: Importer mal
For å få importen til å gå greit, er det en importmal på nettstedet. Du finner den gjennom Alternativmeny og der velger du Importer dataene dine. I denne boksen klikker du på Last ned databasemalen. Noen sekunder senere har du en CSV-fil som kan åpnes i Excel. I dette regnearket er alle kolonnene allerede klare basert på databasen du har opprettet. Åpne nå din egen gamle liste over data. Kopier dataene og lim dem inn i de aktuelle kolonnene i Excel-malen. Deretter lagrer du denne Excel-filen som: en atskilt med komma verdier (.csv). Så kommer du tilbake til det Alternativmeny. Klikk nedenfor Importer dataene dine knappen Velg Fil. Velg .csv-filen du nettopp forberedte. Og all data ruller pent i den elektroniske databasen uten å måtte skrive en bokstav.
Hvis du fremdeles synes importprosedyren er for vanskelig, kan du ringe utvikleren. På Sodadb-nettstedet leser vi at designeren vil importere dataene for deg. For dette også ber han bare om en liten donasjon.
Tips 09: Enkelt søk
Når databasen består av hundrevis eller kanskje til og med tusenvis av poster, kan du ikke gjøre uten en søkefunksjon. Med søkeskjemaet konsulterer du databasen ved hjelp av forskjellige logiske ligninger. Anta at du vil søke etter dataene til Elise Janssen, og deretter klikke på Vis vanlig søkeskjema. Dette viser et søkeskjema der alle felt er tilgjengelige. Du går inn ved siden av søkefeltet Fornavn begrepet Elise i og kl Etternavn begrepet Janssen. Klikk deretter Søk-knappen under nøkkelordene for å finne postene som samsvarer med dette søket.
Lagre søk
Hvis du for eksempel har sett opp hvem som har bursdag i januar og hvem i februar, kan du registrere disse avanserte oppgavene til senere. De lagrede søkene vises under hverandre i søkeboksen øverst til venstre. Du kan utvide dette ved å klikke på den blå boksen med den hvite pilen.
Noen brukere har bare lov til å se data, andre kan også legge inn og endre informasjon Tips 10: Avansert søk
Med Sodadb er det mulig å utføre avanserte søk. Det er faktisk enklere enn det ser ut. Søket som vi nettopp skrev inn via feltboksene vises i søkefeltet som # Fornavn # = "Elise" OG # Etternavn # = "Janssen". I søket er feltet mellom hash-merker, og søkeordet er omsluttet av enkelt anførselstegn. Så hvis du # Fornavn # = "Elise" ELLER # Fornavn # = "Elisa" Sodadb søker etter alle poster med fornavnene Elise eller Elisa. Har du opprettet en database med tusenvis av CDer som består av feltene: kunstner, Album, Antall CDer. Da finner du med søket #Antall CDer # <"5" alle artister som du har mindre enn fem CDer av. Det går for langt til å dekke alle logiske funksjoner og mulige søk her, Help-funksjonen til dette programmet inneholder nok eksempler.
Tips 11: Flere brukere
For å dele informasjonen fra databasen, legg til brukere. Noen kan se på dataene, andre kan også legge inn og endre informasjon. Klikk på Alternativmeny. Først må du beskytte databasen via knappen Beskytt databasen din. For dette må du oppgi e-postadressen din (hvis du ikke allerede har gjort det). Klikk deretter inn Alternativmeny på oppdraget Still inn underbrukerne dine. Du skriver inn e-postadressene til personene som vil ha tilgang til databasen. Samtidig bestemmer du om de kan se eller legge til og endre postene. Den tredje muligheten er at de bare får tilgang (se, legge til og endre) til postene de selv legger inn.
Tips 12: Redigeringsverktøy
I designvisningen kan du redigere poster ytterligere ved å bruke de forskjellige verktøyene til venstre for hver post. Det er fire ikoner: redigere, Utsikt, fjerne og Flere valg. De tre første ikonene er også selvforklarende Flere valg (grønt pluss tegn) er interessant. Under dette elementet er kommandoer som Kopiere til utklippstavle, Skriv ut post, Send e-post, Gå til nettstedet og Vis på kartet. Om du kan bruke disse oppgavene på en nyttig måte, avhenger av informasjonen i posten. Hvis dataene inneholder en adresse eller GPS-koordinater, kan du åpne et Google Maps-kart i et panel med Vis på kart. Hvis posten inneholder en e-postadresse, så oppgaven Send e-post nyttig igjen. Du kan derfor også skrive ut individuelle poster herfra, eksportere dem til en CSV-fil eller kopiere dem til utklippstavlen på datamaskinen.
Eksport
I Alternativmeny det er også en praktisk eksportfunksjon for å eksportere alle eller bare postene som er funnet til csv- eller txt-filer. Når poster inneholder e-postadresser, kan du til og med eksportere direkte til en adresseliste. Og for de som fremdeles vil skrive ut gammeldagse adresseetiketter, er det funksjonen Eksporter flere kolonner for etiketter.
