Vi trenger sannsynligvis ikke å fortelle deg at du enkelt kan kartlegge store mengder tall og andre data i Excel. Men visste du at du også kan gjøre det enklere å legge inn dataene? Alt du trenger å gjøre er å "bygge" et inngangsskjema.
Tips 01: Hvorfor?
Hvorfor oppretter du et inngangsskjema når du også bare kan skrive data direkte i Excel? Det er sant at Excel er godt egnet for dette, men hvis du har jobbet med programmet mer enn en gang, vil du også oppdage at det noen ganger ikke er veldig praktisk å måtte klikke på celler først, ved et uhell klikke på feil celle og så på. Å finne data i et stort Excel-dokument kan også være vanskelig til tider. Et utfyllingsskjema kan gjøre alle disse tingene mye mer effektive. Å komme inn er mye raskere, du kan være sikker på at du fyller ut alt på samme måte, aldri glemmer et felt, og du kan også søke i de angitte dataene veldig enkelt. Så kom i gang!
Tips 02: Legg til-knapp
Uansett hvor praktisk et slikt skjema er, viser Excel ikke dette alternativet i det hele tatt. For å kunne bruke den, må vi derfor først legge til en knapp for den i hurtigtilgangsverktøylinjen (verktøylinjen helt øverst med blant annet alternativet Autolagring). Høyreklikk hvilken som helst knapp i denne menyen, og klikk deretter Tilpass hurtigverktøylinjen. Som standard ser du nedenfor Velg oppgaver, valget Populære oppdrag valgt. Klikk på denne rullegardinmenyen, og klikk deretter Alle oppgaver. Bla nå til du ser alternativet Skjema og klikk deretter Legge til og til slutt videre OK. Det er nå lagt til en knapp i verktøylinjen for hurtig tilgang, som du kan bruke et skjema med.
Forsikre deg om at Excel vet hva du skal gjøre med verdiene dine Tips 03: Organiser bordet
Du kan bruke skjemaet til å enkelt legge inn informasjon i Excel-dokumentet. Men selvfølgelig kan ikke Excel lese tankene dine og har egentlig ingen anelse om hva som skal inkluderes i skjemaet. Heldigvis trenger du ikke å kunne programmere for å få det til; alt du trenger å gjøre er å indikere hvilken informasjon tabellen / dokumentet ditt vil bestå av. Anta at vi er leder for en forening (fotball, teater, dans, du heter det), og vi har nettopp hatt en vellykket innkjøringsdag der mer enn 200 personer fylte ut et registreringsskjema. Vi ønsker å introdusere disse skjemaene så effektivt som mulig. Så det er det vi skal gjøre med det (digitale) skjemaet i Excel. For dette må vi først indikere fra hvert element denne datatabellen vil bestå. I vårt tilfelle er det: Fornavn, Etternavn, Fødselsdato, Telefonnummer, E-postadresse og Ønsket startdato. Selvfølgelig kan disse overskriftene være alt du kan tenke deg, dette er bare for vårt eksempel.
Tips 04: Celleegenskaper
Et viktig neste trinn er å definere celleegenskapene. Du kan bruke skjemaet vi skal lage uten å definere det, men hvis du vil at dataene du skriver inn skal vises riktig, er det viktig at du forteller Excel hvilke data du skriver inn. I vårt tilfelle velger vi kolonnen Fornavn og Etternavn og høyreklikk på Celleegenskaper. Så velger vi Tekst, fordi vi her har å gjøre med ren tekst. Så gjør vi det samme for kolonnen Fødselsdato men der velger vi eiendommen Dato. På den måten la vi Excel vite nøyaktig hva slags innhold det vil være i hvilken kolonne. Det vi kaller kolonne i denne artikkelen kan forresten selvsagt like godt være en rad, fordi du også kan sette overskrifter i første kolonne i stedet for første rad, hva du foretrekker.
Til slutt gir vi tabellen en offisiell tabelloppsett, vi gjør dette ved å velge kolonnene (eller radene) og deretter klikke Start og så videre Formater som tabell under overskriften Stiler. Du kan selvfølgelig helt bestemme hvilket format du velger.
Tips 05: Lag et skjema
Excel vet nå nøyaktig hvilke elementer bordet vårt består av, og hvordan det skal utforme innholdet. Det gjør det barnslig enkelt å begynne å lage vårt skjema nå. I det minste gjør det, det gjelder å trykke på en knapp. Velg alle overskriftene du nettopp opprettet, og klikk deretter på knappen Skjema som du selv har lagt til på verktøylinjen Rask tilgang. Hvis du hoppet over formateringstrinnet i tips 4 (tross alt sa vi at dette er mulig og tillatt), vises det noe som ser ut som en feilmelding, men i virkeligheten tilbyr programmet deg bare noen tips og alternativer. klikk på OK. Hvis du har lagt til et tabellformat til cellene, vil Excel vite nøyaktig hva du forventer av det, og denne meldingen vises ikke. En liten meny vises nå, og du vil se at inndatafeltene til den menyen tilsvarer overskriftene du har opprettet for bordet ditt. Ikke bekymre deg hvis du har skrevet en skrivefeil i en overskrift: Du kan enkelt justere dette, hvoretter endringen din umiddelbart vil gjenspeiles i skjemaet ditt.
Tips 06: Fyll ut skjemaet
Du vil nå merke på få sekunder hvorfor det er så mye mer praktisk å fylle ut et Excel-dokument ved hjelp av et skjema. Ved siden av topptekstene du har angitt, vil du se et inndatafelt i vinduet. Du kan legge inn de faktiske dataene i den. Når du er i et felt og har skrevet inn ønsket verdi, trykker du Tab-tasten for raskt å gå til neste felt. Når du trykker på Enter-tasten, blir innholdet faktisk lagt til i skjemaet. På denne måten kan du skrive inn dataene dine veldig raskt, uten å måtte bekymre deg for å overskrive feil celle ved et uhell. Hvis du vil navigere enda raskere mellom feltene (for eksempel hvis du ikke nødvendigvis vil fylle ut alle feltene), kan du også hoppe ved hjelp av Alt-tasten. Under overskriftene dine vil du se streker under bestemte bokstaver: når du trykker på bokstaven i kombinasjon med Alt-tasten, hopper markøren direkte til det tilsvarende feltet.
Du kan til og med generere feil for feil oppføringer Tips 07: Søk etter data
Hver gang du trykker på Enter, blir informasjonen du skrev inn i feltene lagt til i Excel-arket. Skjemavinduet er imidlertid ikke bare nyttig for å legge inn data, det gjør det også veldig enkelt å søke i dataene dine. Når du klikker i skjemavinduet Søk forrige eller Finn neste, så kan du enkelt bla gjennom verdiene i Excel-dokumentet. Men hvis du er ute etter et sett med spesifikke verdier, klikker du på knappen Kriterier og skriv ganske enkelt inn kriteriene du vil søke etter (for eksempel alle linjer med en spesifikk fødselsdato). Når du nå Søk forrige eller Finn neste bare verdiene som oppfyller kriteriene du har angitt, vises. Det du bør være oppmerksom på er at dataene du ser opp, kan endres veldig enkelt. Anta at du har funnet en oppføring, og du skriver inn noe annet over den, denne teksten vil bli erstattet i Excel-arket ditt så snart du trykker Enter. Så vær forsiktig. Du kan også slette data ved å klikke fjerne når du har funnet en bestemt oppføring.
Tips 08: Begrens datoen
Anta at du fyller ut de 200 skjemaene, og igjen at det er en viss dato hvor klasser / aktiviteter ikke kan starte. Hvis du tenker nå: Jeg vil huske det, men vær oppmerksom på at startdatoen ikke faller innenfor det området, så vil du ofte bli skuffet: de fleste er en stjerne i å overvurdere sitt eget minne og oppmerksomhet. Det er mye mer praktisk å ha Excel som indikerer at et bestemt datoperiode ikke er tillatt! Du gjør dette ved hjelp av datavalidering. Bare lukk skjemaet og velg hele kolonnen Ønsket startdato. Anta at det ikke er mulig å starte mellom 1. mars 2019 og 16. mars 2019. Klikk nå i båndet data ved koppen Verktøy for data på Datavalidering. I popup-vinduet klikker du på rullegardinmenyen nedenfor Å tillate på Dato. Velg under Gitt foran Ikke imellom og fyll deretter ut 1-3-2019 under Startdato og 3/16/2019 kl Sluttdato. Klikk deretter (fortsatt i popup-vinduet) på fanen Feilmelding og fyll ut nedenfor Feilmelding skriv inn årsaken til at denne datoen ikke er tillatt, for eksempel: “Dato ikke tillatt, trener på ferie”. Nå når du prøver å legge inn en dato i "forbudt" -området, får du den angitte feilmeldingen.
Tips 09: Forfylling
I eksemplet vi nevnte her, fylles alle felt ut ved hjelp av skjemaet. Men det er også mulig at du vil angi en standardverdi for en bestemt kolonne. For eksempel: Ønsket startdato må alltid være 1. mai 2019. La oss anta et tomt Excel-ark med bare overskriftene i tabellen fylt ut. I (vårt tilfelle) i celle F2 (så nedenfor Ønsket startdato) skriver vi inn følgende formel i formellinjen: = IF (A2 "", "05.05.2019", ""). Faktisk står det her: så snart noe er angitt i celle A2, legg i cellen som inneholder denne formelen (F2) verdien 5/1/2019. Klikk nå på cellen, og dra den lille grønne firkanten nederst til høyre ganske mye ned (i samme kolonne), for å bruke formelen på resten av cellene i denne kolonnen. Hvis du nå skriver inn data i skjemaet ditt, vil du se at feltet Ønsket startdato kan ikke lenger fylles ut. Dette betyr at 1-5-2019 er angitt her som standard.
Tips 10: Betinget informasjon
En interessant ting med trikset vi gjorde i tips 9 er at du også kan bruke dette til å bruke betingede data. Anta for eksempel at nye medlemmer født før 1995 blir med i en bestemt gruppe med startdato 1. mai, men medlemmer født i eller etter 1995 blir med i en gruppe med startdato 1. juni. For enkelhets skyld, la oss endre fødselsdato til fødselsår (det kan også ekstrapoleres fra en hel dato, men det er mye mer komplisert). Juster celleegenskapene til denne kolonnen og velg Nummer i stedet for Date.
I celle F2 (Ønsket startdato) skriver vi nå inn følgende formel = IF (C2> 1994, "6/1/2019", "5/1/2019"). For å oppsummere igjen: her står det at hvis C2 (fødselsår) inneholder et år som er større enn 1994 (dvs. 1995 og høyere), så må F2 vise datoen 1. juni, og i alle andre tilfeller må den lese 1. juni. . På den måten kan du virkelig spare deg for mye arbeid.
